Reisekosten Ausland

Bei den Reisekosten im Ausland sowie im Inland handelt es sich um sämtliche Kosten, die im Rahmen einer Geschäfts- oder Dienstreise entstehen. Dazu gehören typischerweise die Reisekosten im Ausland und Inland für den Transport, die Übernachtung, die Verpflegung und die sogenannten Reisenebenkosten. Welche Reisekosten im Ausland und Inland Arbeitnehmern zu erstatten sind und welche wie von der Steuer abgesetzt werden können, verrät Ihnen der folgende Beitrag.

Reisekosten Ausland: Was sind typische Reisekosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise im Ausland entstehen?

Unabhängig ob Inlands- oder Auslandsdienstreise – die Reisekosten im Ausland und Inland umfassen sämtliche Aufwendungen, die durch eine hauptsächlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Gemeint sind damit Tätigkeiten außerhalb der eigenen Wohn- und üblichen Arbeitsstätte, also sowohl Dienstreisen ins Ausland als auch innerhalb Deutschlands. Dazu zählen auch Fahrtätigkeiten sowie Einsätze an wechselnden Orten.

Von einer „beruflichen Veranlassung“ spricht man dann, wenn der Arbeitgeber einem Mitarbeiter die Weisung erteilt, auswärtig tätig zu werden – also zum Beispiel im Rahmen von Kundenbesuchen, Meetings mit Lieferanten oder dem Besuch einer Messe. Zu solchen Auswärtstätigkeiten können aber auch Aufenthalte gehören, die auf Initiative des Arbeitnehmers hin erfolgen, beispielsweise Fortbildungen in einer anderen Stadt. Auch bei Unternehmungen dieser Art entstehen den Mitarbeitern in der Regel Kosten, etwa für Verpflegung oder Übernachtung. Auch dabei handelt es sich um Reisekosten im Ausland oder Inland.

Während einer Geschäftsreise entstehende Reisekosten im Ausland und Inland unterscheidet man zwischen direkten und indirekten Reisekosten. Für Erstere gibt es in der Regel immer einen Beleg. Typischerweise handelt es sich um die Kosten für Übernachtungen im Hotel oder Apartment, die Beförderung – Flugtickets, Mietwagen, Bahn und Transfer – sowie für die Verpflegung vor Ort.

Die indirekten Reisekosten im Ausland und Inland entstehen durch die Mitarbeiterkosten für die Reisestelle beziehungsweise die Assistenzkraft, die die entsprechende Planung und Organisation der Geschäftsreise übernimmt. Auch durch das Controlling und die Reisekostenabrechnung entstehen dem Unternehmen Reisekosten.

Uniglobe hilft Ihrem Unternehmen, sowohl die direkten als auch die indirekten Reisekosten im Ausland und Inland zu senken. Unsere Experten erkennen dank ihres Know-hows echte Sparpotenziale für Sie. Zudem unterstützt Uniglobe Sie bei der Vereinfachung Ihrer Reisekostenabrechnung im Ausland und Inland und schafft Transparenz durch maßgeschneiderte Reportings Ihrer Geschäftsreisen. Ihr großer Vorteil: Sie sparen Ihren Mitarbeitern einige Stunden Arbeitszeit, die stattdessen in Ihr Kerngeschäft fließen können.

Welche Reisekosten im Ausland, die bei einer Dienstreise ins Ausland entstehen, können vom Arbeitgeber steuerlich abgesetzt werden?

Handelt es sich um eine hauptsächlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die Reisekosten im Ausland und Inland von der Steuer abzusetzen. Grundsätzlich sind alle Auswärtstätigkeiten, die die genannten Voraussetzungen erfüllen, abzugsfähig. Angegeben werden können Reisekosten im Ausland und Inland in Form von Fahrt- und Unterkunftskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und die Reisenebenkosten.

Nicht alle Reisekosten im Ausland und Inland sind aber in ihrer tatsächlichen Höhe abzugsfähig. Zum Teil können stattdessen nur Reisekostenpauschalen für berufliche Auslands- und Inlandsreisen genutzt werden.

Fahrtkosten
Bei Fahrtkosten kommt es darauf an, welches Beförderungsmittel genutzt wurde. Kam der Firmenwagen zum Einsatz, ist ein Abzug nicht möglich. Davon abgesehen sind aber alle Fahrten, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit unternommen wurden, abzugsfähig. Wer ein Taxi oder den ÖPNV nutzt, benötigt einen Nachweis, beispielsweise das Ticket oder die Quittung, um es als Reisekosten im Ausland oder Inland anzugeben. Wer stattdessen einen privaten PKW nutzt, kann – unabhängig von der Zahl der beförderten Personen – eine Kilometerpauschale von aktuell 0,30 Euro absetzen. In diesem Fall benötigt man keinen Nachweis über die zurückgelegte Strecke.

Übertreffen die tatsächlich angefallenen Reisekosten im Ausland oder Inland die Pauschale, kann dies mit einem entsprechenden Nachweis geltend gemacht werden. Dafür sind die gefahrenen Kilometer pro Jahr sowie die dazugehörigen Kosten zu dokumentieren.

Übernachtungskosten
Im Falle einer Auslandsreise können die (beruflich veranlassten) Ausgaben für die Übernachtung abgesetzt werden. Bei diesen Reisekosten im Ausland gibt es keine Pauschale, sondern man kann die Kosten in tatsächlicher Höhe geltend machen. Dafür benötigt man einen entsprechenden Nachweis. Die Kostenhöhe – also die Angemessenheit der Unterkunft – wird dabei keiner Prüfung unterzogen.

Reisenebenkosten
Bei den Reisenebenkosten gibt es hinsichtlich der steuerlichen Abzugsfähigkeit einige Unterschiede. So sind zusätzlich zu den Kfz-Kosten auch gegebenenfalls anfallende Park- und Straßenbenutzungsgebühren absetzbar. Reisenebenkosten wie die Gebühren für die Gepäckbeförderung und -aufbewahrung, Telefonkosten (für berufliche Gespräche) und Versicherungskosten (zum Beispiel für Unfall- und Reisegepäckversicherung) können in voller Höhe abgesetzt werden.

Reisekosten Ausland: Muss der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale erstatten?

Viele Arbeitnehmer zahlen ihren Mitarbeitern im Falle einer Dienstreise eine Reisekostenpauschale für den entstandenen Verpflegungsmehraufwand. Erstattet der Arbeitgeber diese Reisekosten im Ausland oder Inland nicht, kann der Arbeitnehmer seine Kosten erst mit der nächsten Steuererklärung geltend machen. Sie gelten dann als Werbungskosten und reduzieren die Steuerlast.

In Sachen Verpflegung hat jedes Unternehmen eigene Regelungen. In der Regel werden die Regelungen zu den Reisekosten im Ausland und Inland in den Reiserichtlinien einer Firma festgelegt. Ihnen ist zu entnehmen, ob die Arbeitnehmer bei einer Dienstreise Mahlzeiten anteilig selbst zahlen, diese kostenlos erhalten oder ob die sogenannte Verpflegungspauschale greift. Trifft Letzteres zu und hält sich der Arbeitgeber an die gesetzliche Reisekosten Pauschale für Ausland und Inland, bleibt die Ausgabe für ihn steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Verpflegungspauschale wird häufig auch als Mehraufwand beziehungsweise Spesen bezeichnet. Der Arbeitgeber ist allerdings nicht verpflichtet, diese Reisekosten im Ausland oder Inland zu erstatten.

Auch Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, eine Geschäftsreise steuerlich zu ihrem Vorteil einzusetzen. Seit der Reform der Reisekosten im Ausland und Inland im Jahr 2014 gelten nur noch zwei pauschale Sätze für das Tagegeld bei Dienstreisen im Ausland. So können Arbeitnehmer für jeden Tag, den sie von ihrer eigentlichen Wohn- und Arbeitsstätte abwesend sind, einen Satz von 28 Euro geltend machen. Wer weniger als 24 Stunden, aber mehr als acht Stunden abwesend ist, darf einen Betrag von 14 Euro ansetzen. Dieser Betrag gilt zusätzlich für An- und Abreisetag im Falle mehrtägiger Reisen.

Reisekosten Ausland: Welche Kosten für Geschäftsreisen werden als Reisekosten im Ausland und Inland erstattet?

Erstatten muss der Arbeitgeber die Fahrt- und Reisekosten, den Verpflegungsmehraufwand, die Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten. Bei einer Dienstreise mit dem ÖPNV oder per Flug erhalten Arbeitnehmer den Wert des jeweiligen Tickets. Wird die Strecke mit dem eigenen PKW zurückgelegt, richtet sich die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber nach einer Kilometerpauschale.

Reisekosten Ausland: Fazit

Immer mehr Unternehmen greifen im Rahmen ihres Business Travel Management auf professionelle Reiseberatungen für Dienstreisen im Ausland zurück. Eine solche externe Beratung birgt zahlreiche Vorteile für Manager, für Reiseplaner sowie für die Reisenden selbst. So übernehmen unsere Experten nicht nur die Planung und Organisation Ihres Business Travel für Sie, sondern vereinfachen beispielsweise auch Ihre Buchungsprozesse und die Reisekostenabrechnung.

Außerdem: Achten Sie als Arbeitgeber beziehungsweise Arbeitnehmer darauf, dass alle Regelungen zu den Reisekosten im Ausland und Inland klar und transparent in den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens geregelt sind. In Konfliktsituationen rund um die Reisekosten im Ausland oder Inland kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultiert werden.

Uniglobe ist als Reisebüro für Geschäftsreisen nicht befugt, steuerrechtliche Auskünfte zu geben. Bei Fragen dieser Art empfehlen wir Ihnen, sich an einen Steuerberater zu wenden.