Dienstreise Antrag

Will ein Arbeitnehmer auf eigene Initiative eine Dienstreise antreten, muss er einen sogenannten Dienstreise Antrag einreichen. Der Dienstreise Antrag dient dem Anstoßen notwendiger organisatorischer Schritte zum Schutz des Arbeitnehmers, beispielsweise dem Abschließen einer Auslandskrankenversicherung. In diesem Artikel führen wir die wichtigsten Informationen zum Thema Dienstreise Antrag auf.

Definition: Was gilt als Dienstreise?

Wer einen Dienstreise Antrag stellen muss, sollte natürlich wissen, was als Dienstreise, im Englischen „Business Travel“, gilt. Im Grunde sind es alle Reisetätigkeiten, die aus beruflichen Gründen unternommen werden. Ein Dienstreise Antrag kann also beispielsweise für Reisen zu Meetings mit Kunden und Lieferanten, Fahrten zu anderen Unternehmensstandorten, Messen oder auch Auslandseinsätzen auf Baustellen nötig sein.

Wann muss ich einen Dienstreise Antrag stellen?

Dienstreiseanträge sind in vielen Unternehmen nur dann nötig, wenn Arbeitnehmer eine dienstliche Reise aus eigenen Stücken antreten wollen – beispielsweise, um an einer Fortbildung teilnehmen zu können. Der Antrag für die Dienstreise dient dazu, dem Arbeitgeber die Reiseabsicht mitzuteilen und eine entsprechende Genehmigung einzuholen. Ist die Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet, ist ein solcher Dienstreise Antrag dagegen meist nicht nötig.

Es empfiehlt sich, den Geschäftsreise Antrag so früh wie möglich zu stellen. Der Grund: Der Arbeitgeber hat ausreichend Zeit für die Dienstreise Genehmigung und kann sich im Falle einer Auslandsreise rechtzeitig um den entsprechenden Versicherungsschutz kümmern.

Während der Dienstreise Antrag für Inlandsreisen mindestens eine Woche im Voraus gestellt werden sollte, ist beim Dienstreise Antrag für Reisen ins Ausland zusätzliche Bearbeitungszeit einzuplanen. Man erhält den Dienstreise Antrag beim Vorgesetzten oder der zuständigen Personalabteilung.

Was beinhaltet ein Dienstreise Antrag?

Der für die Dienstreise nötige Antrag beinhaltet in der Regel persönliche Daten wie den Namen, die Abteilung und die Personalnummer sowie die Reisedaten, also den Zeitraum der Reise, das Reiseziel, den Zweck und das geplante Beförderungsmittel. Außerdem sind im Antrag auf Dienstreisen die voraussichtlichen Kosten – etwa für Transport und Übernachtung – zu nennen. Der Dienstreise Antrag sollte zudem ein Feld für die Antragsbewilligung, den Namen der genehmigenden Person und die Begründung enthalten.

Immer mehr Unternehmen bedienen sich im Rahmen ihres Business Travel Management eines Online Booking Tools, um Prozesse rund um den Dienstreise Antrag wie beispielsweise Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse für die Geschäftsreisen zu hinterlegen. Uniglobe bietet für Manager, die Reisestelle und die Reisenden digitale Lösungen zur Vereinfachung und Implementierung ihrer individuellen Prozesse auch in Bezug auf den Dienstreise Antrag.

Wann darf ein Arbeitgeber Dienstreisen ins Ausland anordnen?

Rechtlich gesehen kommt es nur dann zu einer vergüteten Geschäftsreise, wenn diese zuvor durch den Arbeitgeber auf schriftlichem oder elektronischem Wege angeordnet beziehungsweise genehmigt wurde. Die Anordnung beziehungsweise Genehmigung erfüllt den Zweck, dass die dienstliche Notwendigkeit akzeptiert wird, um dann die Dienstreise zu beantragen.

Der Grund: Arbeitgeber können eine Dienstreise nur dann anordnen beziehungsweise einen Dienstreise Antrag genehmigen, wenn das zu erledigende Geschäft nicht auf andere kostengünstigere Art und Weise durchführbar ist. Insgesamt müssen außerdem die Rahmenbedingungen – also Dauer und Zielort der Reise, die Teilnehmerzahl und die Wahl des Beförderungsmittels – dem sogenannten Notwendigkeitsgrundsatz entsprechen.

Welche Aufwendungen kann ich während meiner Dienstreise geltend machen?

Arbeitnehmer, die auf Anordnung oder Genehmigung eine Dienstreise unternehmen, können verschiedene Kosten geltend machen, die im Rahmen der Geschäftsreise entstehen. Vom Arbeitgeber werden neben den Beförderungs- und Übernachtungskosten auch die Reisenebenkosten getragen. Dazu zählen auch eine Verpflegungspauschale, Kosten für Versicherung und etwaige Straßennutzungs- und Parkgebühren. Der Reisende ist verpflichtet, diese Ausgaben genau zu dokumentieren und wenn möglich im Vorfeld im Dienstreise Antrag anzugeben. Nach erfolgter Geschäftsreise können die Ausgaben in Form einer Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber geltend gemacht werden.

In welchen Staaten braucht man für eine Dienstreise eine A1-Bescheinigung?

Eine A1-Bescheinigung benötigen Geschäftsreisende, die in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union, in den Vertragsstaaten des europäischen Wirtschaftsraums, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich tätig sind.

Die Bescheinigung dient als Nachweis, dass der Beschäftigte bei einer Dienstreise über eine Sozialversicherung verfügt. So fallen für ihn beziehungsweise seinen Arbeitgeber keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge an.

Fazit

Geht der Wunsch, die Dienstreise anzutreten, vom Beschäftigten aus, muss er zunächst einen schriftlichen Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise stellen. Der Dienstreise Antrag ist anschließend dem Arbeitgeber vorzulegen. Erst die Dienstreisegenehmigung erteilt dem Arbeitnehmer das Recht, geschäftliche Angelegenheiten außerhalb der Dienststätte zu erledigen. Außerdem dient der Dienstreise Antrag als Grundlage für die Reisekostenabrechnung und zur Erlangung des gesetzlichen Unfallversicherungsschutzes.

Als Reisebüro für Geschäftsreisen unterstützt Uniglobe Sie auch bei der Hinterlegung sowie der Optimierung Ihrer Genehmigungsprozesse und Reiserichtlinien. Diese können dem Dienstreise Antrag entsprechend auch in dem von Ihnen genutzten Online Booking Tool hinterlegt werden. So werden Ihre Abläufe nicht nur digitalisiert und automatisiert, sondern auch unkompliziert und transparent.