Dienstreise Arbeitszeit

Auch in Zeiten zunehmender Digitalisierung sind Dienstreisen während der Arbeitszeit weiterhin wichtig und in einigen Fällen unerlässlich. Doch was gilt als Arbeitszeit bei Dienstreisen? Wird die Dienstreise als Arbeitszeit eingeordnet? Wie wird eine Dienstreise während der Arbeitszeit vergütet und welche Unterschiede gibt es zwischen den Reisearten (zum Beispiel Autofahrt, Zug- oder Flugreise)? Der Artikel erläutert die wichtigsten geltenden Regelungen zum Thema Dienstreise und Arbeitszeit für Arbeitnehmer, die häufig im Auftrag ihres Arbeitgebers unterwegs sind.

Definition: Was ist eine Dienstreise?

Laut dem deutschen Arbeitsrecht gilt eine Reise dann als Dienstreise beziehungsweise Business Travel, wenn ein Angestellter von seinem Arbeitgeber beauftragt wurde, außerhalb seiner normalen Arbeitsstätte tätig zu werden. Hierbei ist zwischen Dienstreise und Dienstgang zu unterscheiden.

Demnach handelt es sich nur dann um eine Dienstreise während der Arbeitszeit, wenn ein gewisser räumlicher Abstand zwischen dem Zielort der Reise und der eigentlichen Arbeitsstätte besteht. Hat ein Arbeitnehmer dagegen einen mehrstündigen Kundentermin in derselben Stadt, liegt dieser zwar in seiner Arbeitszeit, es handelt sich aber eher um einen Dienstgang als um eine Dienstreise.

Weder als Dienstreise noch als Arbeitszeit zählt dagegen die sogenannte Wegezeit. Dieser Begriff bezeichnet die Zeitdauer, die ein Mitarbeiter täglich benötigt, um von seinem Zuhause zur üblichen Arbeitsstätte zu gelangen.

Muss der Arbeitnehmer eine Dienstreise in der Arbeitszeit antreten? Häufig ist dies so, da der Arbeitgeber ein Weisungs- und Direktionsrecht gegenüber seinen Angestellten hat. Damit geht einher, dass er eine Dienstreise in der Arbeitszeit anordnen darf, selbst wenn dies nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag steht. Sofern die Tätigkeiten im Rahmen der Dienstreise mit den sonstigen Aufgaben des Arbeitnehmers in Zusammenhang stehen, ist er verpflichtet, die Dienstreise in der Arbeitszeit anzutreten. Zu typischen Gründen für eine Dienstreise während der Arbeitszeit gehören beispielsweise Besuche bei Lieferanten und Geschäftspartnern. Auch Messen oder Schulungen, auswärtige Kundentermine sowie Meetings in anderen Niederlassungen des Unternehmens können eine Dienstreise während der Arbeitszeit sein.

Arbeitszeit auf Dienstreisen: Ist Reisezeit Arbeitszeit?

Pauschal lässt sich die Frage, ob Reisezeit gleich Arbeitszeit ist, kaum beantworten. Die Antwort hängt davon ab, ob die Dienstreise in der Arbeitszeit oder außerhalb erfolgt. Im ersten Fall zählen Fahrten – egal, ob mit dem Auto oder Zug – sowie Flüge zur Arbeitszeit. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer während der Reisezeit nicht arbeitet.

Wird die Dienstreise außerhalb der Arbeitszeit durchgeführt, kommt es auf den Einzelfall an. Muss der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers während der Fahrt oder dem Flug arbeiten, ist die Reisezeit während der Dienstreise auch als Arbeitszeit abzurechnen.

Laut der sogenannten „Beanspruchungstheorie“ des Bundesamts für Verkehrsgüter (BAG) hängt die Frage, ob die Reisezeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit gilt, maßgeblich von der Art des Fortbewegungsmittels ab. Nutzt der Mitarbeiter einen PKW und ist dies vom Arbeitgeber vorgeschrieben, gilt die Fahrzeit während der Dienstreise als Arbeitszeit. Doch Achtung: Diese Regelung gilt nur für den lenkenden Fahrer, nicht für mitfahrende Kollegen. Warum? Als Fahrer muss sich der Arbeitnehmer jederzeit auf den Verkehr konzentrieren – eine Erholungsmöglichkeit gibt es nicht. Da dies jedoch nicht auf den Beifahrer zutrifft, ist dieser von der Regelung ausgenommen.

Schreibt der Arbeitgeber für die Dienstreise während der Arbeitszeit die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln vor, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, frei über die Gestaltung seiner Reisezeit zu verfügen. In diesem Fall gilt die Reise als Ruhezeit. Laut einem Reisezeit- und Arbeitszeit Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11. Juni 2006 (9 AZR 519/05) trifft diese Regelung auch dann zu, wenn der Arbeitnehmer sich entscheidet, während der Fahrt freiwillig zu arbeiten.

Ruhezeit liegt auch dann vor, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die freie Auswahl zwischen den Fortbewegungsmitteln lässt. Der Grund: Der Arbeitnehmer hätte die Möglichkeit gehabt, mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu reisen und sich auszuruhen. Auf diese Option hat er aber aus freien Stücken verzichtet. Ausnahmen sind unter Umständen möglich, wenn der Arbeitnehmer den PKW nur benutzt, weil die Reise mit dem ÖPNV sehr viel länger oder umständlicher gewesen wäre.

Die oben genannte Regelung bezüglich der Ruhezeit gilt auch für den Fall, dass der Arbeitnehmer sich für die Reise mit einem PKW entscheidet, obwohl der Arbeitnehmer die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel vorschreibt.

Beispiel für Reisezeit und Arbeitszeit

Frau Schmitz fährt für ihren Arbeitgeber von dessen Standort in Köln zu einem Meeting mit Lieferanten in München. Um dorthin zu gelangen, nimmt sie den Zug. Während sie auf der Hinfahrt in Absprache mit ihrem Vorgesetzten eine Präsentation vorbereitet, liest sie auf der Rückfahrt in ihrem Kindle und schläft für etwa eine Stunde. In diesem Fall zählt die Hinfahrt, die mit Arbeit verbracht wurde, als Arbeitszeit, die Rückfahrt dagegen nicht.

Was ist während einer mehrtägigen Geschäftsreise Arbeitszeit und was Freizeit?

Was während längeren Dienstreisen als Arbeitszeit gilt, hängt von mehreren Faktoren ab. Tritt der Arbeitnehmer die Geschäftsreise beispielsweise von Zuhause aus an oder fährt direkt nach Hause, ohne sich zuvor zur eigentlichen Arbeitsstätte zu begeben, gilt Folgendes: Von der Reisezeit muss die Wegezeit abgezogen werden. Also die Zeitdauer, die der Arbeitnehmer normalerweise für den Weg zur Arbeitsstätte beziehungsweise von der Arbeitsstätte nach Hause benötigt.

Häufig kommt bei den Themen Dienstreise und Arbeitszeit die Frage auf, was im Rahmen einer mehrtägigen Dienstreise als Arbeitszeit gilt. Ganz allgemein lässt sich dazu sagen, dass dienstlich aufgewendete Zeiten während der Dienstreise als Arbeitszeit gelten. Zeiten hingegen, die der Mitarbeiter mit anderen Dingen verbringt, gelten als Freizeit. Häufig ist es daher sinnvoll, genau zu dokumentieren, wie viel Zeit man während einer Dienstreise in Form von Arbeitszeit verbringt.

Gut zu wissen: Bei Dienstreisen in der Arbeitszeit wird kaum gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen. Bei Reisen außerhalb der normalen Arbeitszeit – beispielsweise Flugreisen, die sich über weite Entfernungen erstrecken – kommt es häufiger zu Verstößen und die gesetzlich vorgeschriebenen Zeitlimits werden überschritten. Aus diesem Grund ist es wichtig, im Vorfeld festzulegen, welche Teile der Dienstreise als Arbeitszeit einzuordnen sind.

Was gilt, wenn bei der Dienstreise die Arbeitszeit überschritten wird?

Bei der Frage, ob beziehungsweise unter welchen Umständen die Dienstreise als Arbeitszeit gilt, sind außerdem die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes relevant. Welche Konsequenzen hat es zum Beispiel, wenn durch die Dienstreise die Arbeitszeit, die im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, überschritten wird?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt klar fest, dass auch während der Dienstreise die Arbeitszeit von acht Stunden am Tag – abzüglich Pausen – nicht überschritten werden darf. Ausnahmen von bis zu zehn Stunden sind nur dann möglich, wenn in einem Zeitraum von sechs Monaten acht Stunden im Durchschnitt die maximale Arbeitszeit pro Tag darstellen. Laut Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden ermöglichen.

Wenn eine Dienstreise an einem Wochenende stattfindet, dann greift § 11 des Arbeitszeitgesetzes. Denn dies ist nur zulässig, wenn mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben. Zudem darf während einer Dienstreise auch die Arbeitszeit am Sonntag die 11-stündige Ruhezeit nicht verletzen. Darüber hinaus ist Arbeitnehmern, die an einem Sonntag arbeiten, ein Ersatzruhetag zu gewähren. Dazu ist der Arbeitgeber innerhalb von zwei Wochen (inklusive des Beschäftigungstages) verpflichtet.

Die meisten Unternehmen verfügen über eine Betriebsvereinbarung oder legen ihr Business Travel Management individuell in den Arbeitsverträgen fest. Darin wird beispielsweise beschrieben, wie bei Überschreiten der üblichen Arbeitszeiten und bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit dem Thema Dienstreise und Arbeitszeit umzugehen ist. So legen beispielsweise die Tarifbestimmungen des öffentlichen Dienstes fest, dass Reisezeit nur dann vergütet wird, wenn der Mitarbeiter tatsächlich dienstlich tätig ist. Die reine Fahrtzeit wird in diesem Fall also nicht als Arbeitszeit angerechnet.

Verzichtet der Arbeitgeber auf eine entsprechende Regelung, wird gemäß § 612 BGB im Einzelfall entschieden, ob eine Vergütung den Umständen nach zu erwarten ist. Vor allem für Arbeitnehmer in höheren Positionen wie für Manager gilt, dass Reisezeiten bereits mit ihrem Grundgehalt abgegolten sind. Eine solche Regelung für Mitarbeiter höherer Gehaltsgruppen gibt es beispielsweise in den Tarifbestimmungen des öffentlichen Dienstes.

Arbeitszeit Dienstreise: Sonderregelungen für Arbeitnehmer mit reisender Haupttätigkeit

Für Arbeitnehmer hingegen, die ihre Arbeit naturgemäß reisend ausüben – also beispielsweise LKW- oder Taxifahrer sowie Außendienstler – gelten besondere Regelungen. Da sie mit den von ihnen zurückgelegten Strecken ihre Leistungspflicht gegenüber dem Arbeitgeber erfüllen, werden auch solche Dienstreisen als Arbeitszeit eingeordnet.

Fazit

Eine Dienstreise während der Arbeitszeit liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist und dabei eine gewisse räumliche Distanz überwindet. Wichtig für die Anerkennung von Dienstreisen als Arbeitszeit ist, dass die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Das bedeutet, dass Fahrt und Dienstreise als Arbeitszeit gelten, wenn der Arbeitgeber entweder das Zurücklegen der Strecke mit dem PKW oder die Ausübung bestimmter Aufgaben anordnet. Die während der Dienstreise erbrachte Arbeitszeit gilt nur als solche, wenn der Arbeitnehmer sie mit geschäftlichen Angelegenheiten verbringt.

Als Arbeitgeber sollten Sie die Regelungen zu Dienstreisen und Arbeitszeit in den Arbeitsverträgen mit Ihren Angestellten entsprechend berücksichtigen und in den unternehmensinternen Reiserichtlinien festlegen. Gerät man in einen Konflikt um die eigene Dienstreise und die Arbeitszeit, empfiehlt es sich, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu befragen.

Für das Thema Dienstreisen als Arbeitszeit spielen nicht nur die Bestimmungen des Arbeitsrechts, sondern häufig auch versicherungs- oder steuerrechtliche Fragestellungen eine Rolle. Als Reisebüro für Geschäftsreisen können wir Ihnen keine steuerrechtlichen Auskünfte zum Thema Dienstreise und Arbeitszeit geben. Daher empfehlen wir Ihnen, sich bei konkreten Fragen zum Thema Dienstreise als Arbeitszeit an Ihren Steuerberater zu wenden.