Visaanträge – was es für Geschäftsreisen zu beachten gilt

Während deutsche Urlauber in die meisten Länder der Welt problemlos einreisen können, müssen für Business Travel häufig bestimmte Visaanträge gestellt werden. Eine Ausnahme bilden die Staaten des Schengenraums sowie die Nicht-EU-Länder Norwegen, Island, Schweiz und Liechtenstein. Für viele andere Länder müssen Geschäftsreisende besagte Visaanträge stellen. Was ein Visum ist und wie die Beantragung abläuft, erklären wir im Folgenden.

Was sind Visaanträge?

Ein Visum erlaubt das Überschreiten der Grenzen des ausstellenden Staates sowie den Aufenthalt in diesem und ist daher stets bei der Auslandsvertretung des jeweiligen Landes zu beantragen. Für die Beantragung muss der Zweck der Reise feststehen. Während deutsche Touristen bei Aufenthalten bis zu drei Monaten meist keine Probleme haben, ist für Geschäftsreisende in ein visumpflichtiges Land die Beantragung eines Geschäftsvisums obligatorisch. Oftmals soll dabei beispielsweise die Rückkehrbereitschaft versichert werden sowie ein Nachweis erfolgen, durch wen Ihr Aufenthalt finanziert wird.

Um Visa für eine Dienst- oder Geschäftsreise zu erhalten, sind also entsprechende Visaanträge nötig. Da die rechtlichen Vorschriften für Visa von Land zu Land unterschiedlich sind und sich die Ein- und Ausreisemodalitäten schnell ändern können, empfehlen wir stets eine vorherige Recherche zu den aktuellen Bestimmungen des Ziellandes.

Während Visa bisher hauptsächlich als Dokumente von Konsulaten oder Botschaften ausgestellt und im Reisepass vermerkt wurden, ist das Stellen von Visaanträgen heute schnell und einfach online möglich.

Warum brauche ich Visaanträge?

Visa dienen als Genehmigungen für die Einreise in bestimmte Länder und sind eine Bestätigung, dass der betreffenden Person sowohl die Ein- als auch die Durchreise sowie der Aufenthalt gestattet sind. Das jeweilige Land hat mit der Prüfung der gestellten Visaanträge die Möglichkeit, ankommende Reisende vorab zu überprüfen und gegebenenfalls fernzuhalten. Die Visumspflicht und das darum aufgebaute Verwaltungsverfahren sollen verhindern, dass Personen in Staaten einreisen, die die Einreisevoraussetzungen nicht erfüllen.

Gerade für Arbeitnehmer, die beruflich häufig im außereuropäischen Ausland unterwegs sind, spielen Visaanträge eine wichtige Rolle. Häufig wird die Beantragung durch den Arbeitgeber oder die Visa-Agentur Ihres Business Travel Managements vorgenommen.

Je nach Zielland dienen Visa bei Geschäftsreisen zur Feststellung, ob der Reisende die folgenden Voraussetzungen erfüllt:

  • Finanzierung des Aufenthalts
  • Nachweis über Krankenversicherungsschutz
  • Bereitschaft zur Rückkehr ins eigene Land
  • Einladung aus dem Zielland
  • Verpflichtungserklärung, auf Mittel der einladenden Partei zurückzugreifen


Für welche Länder sind Visaanträge notwendig?

In vielen Ländern ist ein Geschäftsvisum Pflicht. Dazu gehören beispielsweise China, Indien und Russland. Für Einreisen in Länder wie die USA und Kanada dagegen ist lediglich eine sogenannte Einreisegenehmigung erforderlich. So können Staatsangehörige von am Visa-Waiver-Programm teilnehmenden Ländern – darunter auch Deutschland – mit der sogenannten ESTA-Genehmigung visumfrei in die Vereinigten Staaten reisen. Für Einreisen nach Kanada ist die elektronische Einreisegenehmigung eTA einzuholen. Beide Anträge ersparen Reisenden lange Wartezeiten und können meist innerhalb weniger Minuten online beantragt werden. Dabei hängen die Konditionen der Einreisegenehmigung immer vom Reisezweck und der Aufenthaltsdauer ab.

Übrigens: Auch Personen, die lediglich einen Transit in den USA oder Kanada haben, also dort mit dem Flugzeug zwischenlanden und umsteigen, benötigen eine Einreisegenehmigung.

Was gibt es bei Visaanträgen zu beachten?

Die Regelungen sind für jedes Land unterschiedlich. Genaue und verbindliche Informationen zum Antragswesen der einzelnen Staaten erhält man über die Konsulate, Botschaften oder Auslandsbehörden.

Üblicherweise muss man folgende Unterlagen vorlegen:

  • Antragsformular, vollständig ausgefüllt und unterschrieben
  • Passbilder (häufig mehrere)
  • Reisepass, der meist noch für eine gewisse Zeit nach Beendigung der Reise gültig sein muss
  • Einladung, die den Reisezweck und die Finanzierung des Aufenthalts belegt
  • Belege für die Existenz eines Arbeitsverhältnisses und Einkommens im Herkunftsland
  • Nachweis einer Krankenversicherung, die für das Zielland und die Aufenthaltsdauer gültig ist
  • Zahlungsnachweis über die Konsulatsgebühren

Visaanträge sind immer direkt beim Konsulat oder einer Botschaft des Reiselandes einzureichen. Eine weitere Möglichkeit, einen Antrag zu stellen, ist die Beauftragung einer Visa-Agentur. Diese bietet den Vorteil, dass sie die einzelnen Visabestimmungen genau kennt und einfach auszufüllende Online-Formulare verwendet. Bevor die Visaanträge an die zuständige Behörde weitergeleitet werden, werden die Daten und Dokumente eingehend geprüft und Ausfüll- und Übermittlungsfehler korrigiert. Dank dieses Vorgehens werden die Anträge mit hoher Wahrscheinlichkeit genehmigt. Wenn Sie auf der Suche nach einem geeigneten Visa-Partner sind, sprechen Sie uns als Reisebüro für Geschäftsreisen gerne an.

Fazit

Je nach ausstellendem Land werden Visaanträge entweder persönlich bei der Auslandsvertretung oder online ausgefüllt, eingereicht und genehmigt. Ob die Beantragung eines Geschäftsvisums nötig ist, erfahren Geschäftsreisende beziehungsweise Arbeitgeber beim jeweiligen Konsulat oder der Botschaft des Reiselandes. Bei Fragen zu einem standardisierten Ablauf der Visaanträge stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

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