Reisekostenformular

Das sollten Sie über das Reisekostenformular wissen:

Wenn Sie beruflich unterwegs sind, haben Sie im Rahmen des Business Travel zusätzliche Ausgaben und dadurch auch die Möglichkeit, sich diese vom Arbeitgeber sowie durch die Steuererklärung beim Finanzamt rückerstatten zu lassen. Was Sie dafür benötigen, ist ein möglichst übersichtliches Reisekostenformular. Mit diesem können Sie alle relevanten Daten bequem und einfach einreichen.

Was ist ein Reisekostenformular?

Bei einem Reisekostenformular handelt es sich um eine Aufstellung aller Kostenpunkte, die einem Unternehmen durch eine Geschäfts- oder Dienstreise entstanden sind. Bei diesen Kosten kann es sich um Fahrt- und Übernachtungskosten, Reisenebenkosten sowie den Kosten für die Verpflegung während der Reise handeln.

Sie können bequem alle wichtigen Daten in ein Reisekostenformular eintragen und benötigen dafür lediglich Ihre Reisedaten sowie die für Sie geltenden Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Im Jahr 2024 können Sie für jeden Tag, an dem Sie sich nicht an ihrem üblichen Wohn- und Arbeitsort aufhalten, eine Pauschale von 28 Euro beanspruchen. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden, ist ein Betrag von 14 Euro anrechenbar. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. In vielen Formularen sind die aktuell gültigen Pauschalen bereits für Sie hinterlegt. Der Vorteil der Nutzung eines solchen Formulars ist, dass die eingetragenen Kosten automatisch summiert werden. Auf diese Weise ersparen Sie sich mühsames Zusammenrechnen und damit viel Zeit.

Warum und wann brauche ich ein Reisekostenformular?

Erst wenn Unternehmen dem Finanzamt zweifelsfrei nachweisen können, dass bestimmte Kosten durch eine Reise aus geschäftlichen Gründen entstanden sind, können sie diese Kosten steuerlich geltend machen. Die Reisekostenabrechnung dient als ein solcher Nachweis. Sie führt nicht nur sämtliche Reisekosten auf, sondern umfasst auch die dazugehörigen Belege und Quittungen.

Das bedeutet: Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann vonnöten, wenn eine auswärtige Tätigkeit eine Geschäftsreise ist. Da Arbeitnehmern ihre Ausgaben nur bei Vorliegen einer Reisekostenabrechnung zurückerstattet werden, sollte auch Ihnen daran gelegen sein, das Reisekostenformular korrekt auszufüllen. Das Formular hilft, die Abrechnung möglichst einfach und übersichtlich zu gestalten.

Wie fülle ich ein Reisekostenformular aus und was gibt es zu beachten?

Inzwischen sind die meisten Reisekostenformulare digital verfügbar und lassen sich daher schnell und einfach herunterladen oder sogar direkt online ausfüllen. Wer die Papier-Variante bevorzugt, kann die Reisekostenabrechnung natürlich auch mit einem Ausdruck und per Hand vornehmen. Bei dieser Variante entfallen allerdings praktische Funktionen wie das automatische Summieren der eingetragenen Kosten.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung sollten Arbeitnehmer auf eine sorgfältige Verbuchung aller ihnen entstandenen Kosten achten. Eine Vorlage beziehungsweise ein Reisekostenformular hilft, die Übersicht zu behalten und alle Daten korrekt einzugeben. Zum Beispiel fällt die Eingabe der richtigen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand mithilfe eines solchen Formulars meist sehr viel leichter.

Wie bekomme ich das Reisekostenformular?

Sie oder Ihre Mitarbeiter sind beruflich oft unterwegs? Gerade dann verursacht die Reisekostenabrechnung viel Zeit und Aufwand. Ein Reisekostenformular fasst alle Daten übersichtlich zusammen und erspart Ihnen den einen oder anderen, oft zeitaufwendigen, Arbeitsschritt.

Unternehmen, die für die Abrechnung der Reisekosten eine Vorlage verwenden, profitieren von mehreren Vorteilen:

  • einfache Handhabung
  • schnelle Bearbeitung am PC oder per App
  • Digitaler Versand per E-Mail oder automatische Übermittlung
  • digitale Archivierung
  • einfachere Bearbeitung durch das Finanzamt

Geeignete kostenlose Vordrucke können Sie beim Steuerberater oder auch in Ihrem Reisekostenabrechnungs-Tool bekommen. Zudem bietet die Deutsche Rentenversicherung Bund ein Reisekostenformular an. Auch im Internet finden sich zahlreiche Reisekostenformulare im PDF-Format als Vorlagen – hier ist jedoch Vorsicht geboten. Achten Sie zum Beispiel unbedingt darauf, dass die Formulare von seriösen Anbietern stammen und in Sachen Datensicherheit den gängigen Standards entsprechen. Auch die Qualität sollte stimmen. So sollten die Formulare beispielsweise bereits die aktuellen Beträge und Pauschalen sowohl für das Inland als auch für das Reisekostenformular im Ausland beinhalten.

Welche Konsequenzen hat es, wenn ich kein Reisekostenformular habe?

Ein Reisekostenformular dient vor allem dazu, bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung keine Fehler zu machen. Tatsächlich kommt es in der Praxis recht häufig zu inkorrekten Reisekostenabrechnungen. Wenn eine solche fehlerhafte Abrechnung beispielsweise zur Auszahlung von zu hohen Beträgen durch den Arbeitgeber führt, kann sie den betreffenden Arbeitnehmer teuer zu stehen kommen. Stellen sich die gemachten Angaben als falsch heraus, kann das im schlimmsten Fall sogar die fristlose Kündigung nach sich ziehen.

Fazit – Reisekostenabrechnungen schnell und korrekt erfassen

Die korrekte Erfassung der Reisekosten ist wichtig, damit die Kosten im Unternehmen abgerechnet werden können und auch das Finanzamt die Abrechnung akzeptiert. Mit einem Reisekostenformular haben Sie die Möglichkeit, Ihre Reiseabrechnung schnell und korrekt zu erfassen und sich und Ihren Arbeitnehmern viel Arbeit abzunehmen.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es sinnvoll ist, die Reisekostenabrechnung in das digitale Business Travel Management  zu integrieren. Gerne beraten wir Sie dahingehend, in welchen Online-Booking-Tools sich Ihre Reisekostenabrechnung integrieren und welche Schnittstelle sich zu einem Reisekostenabrechnungstool schaffen lässt. Sprechen Sie uns einfach an oder vereinbaren eine kostenlose Erstabrechnung und wir zeigen Ihnen weitere innovative Wege für eine effiziente Reisekostenabrechnung auf.

Bitte beachten Sie, dass Uniglobe als Reisebüro für Geschäftsreisen keine verbindlichen Auskünfte zu Pauschalen etc. geben kann.

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