Reisekostenabrechnung

Bei der Organisation einer Geschäftsreise darf neben der Planung im Vorfeld auch die Reisekostenabrechnung im Nachgang nicht fehlen. Hier gibt es sowohl die entsprechenden Pauschalsätze als auch einige Besonderheiten zu beachten. Diese und weitere wichtige Details erfahren Sie im folgenden Artikel:

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Aufstellung sämtlicher während einer Geschäftsreise entstandener Kosten. Von einer Geschäfts- oder Dienstreise spricht man im Rahmen der Reisekostenabrechnung dann, wenn ein Arbeitnehmer berufliche Angelegenheiten temporär, also nicht dauerhaft, außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte und der Privatwohnung erledigt.

In der Reisekostenabrechnung werden die Fahrt- und Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwendungen) sowie die Übernachtungs- und Reisenebenkosten zusammengefasst. Üblicherweise trägt die Reisekosten der Arbeitgeber, der sie in der Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen kann. In manchen Fällen werden die Reisekosten jedoch nicht übernommen. Beispielsweise dann, wenn die Distanz von der Wohnung des Arbeitnehmers bis zur Auswärtstätigkeit geringer ist als die von der regelmäßigen Arbeitsstätte aus.

Alle Ausgaben während der Reise sind in der Reisekostenabrechnung genau zu belegen und zu dokumentieren. Gut zu wissen: Hat der Reisende für eine für die Reisekostenabrechnung relevante Zahlung keinen Beleg erhalten, kann er den Aufwand mittels eines sogenannten Eigenbelegs nachweisen. In diesem sollten der exakt entrichtete Betrag, Zahlungszweck und -datum sowie der Name und die Adresse des Zahlungsempfängers enthalten sein. Der für die Reisekostenabrechnung erforderliche Beleg muss zudem von dem reisenden Mitarbeiter unterschrieben werden.

Zur Vereinfachung der Reisekostenabrechnung kann man auf verschiedene gesetzliche „Reisekostenabrechnung Pauschalen“ zurückgreifen. Bei diesen handelt es sich um Pauschalbeträge, beispielsweise die „Reisekostenabrechnung-Kilometerpauschale“, die jedes Jahr neu festgelegt wird und die der Berechnung der Fahrtkosten für die Reisekostenabrechnung dient. Durch die Anwendung von Pauschalen in Ihrer Reisekostenabrechnung können Sie die teilweise sehr aufwändige Ermittlung der individuellen und tatsächlichen Ausgaben für die Geschäftsreise vereinfachen.

Achtung: Leiharbeiter sind in der Regel nur kurzfristig bei einem Unternehmen beschäftigt und haben daher keine feste Arbeitsstätte. Aus diesem Grund können diese möglichen Verpflegungsaufwände als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Was sind die Vorgaben für eine Reisekostenabrechnung?

Grundsätzlich gibt es im Business Travel Management keinerlei formale Vorgaben für die Reisekostenabrechnung. So benötigt die Reisekostenabrechnung aus rechtlicher Sicht keine Unterschrift und nicht einmal ein spezielles Formular. Unternehmer und Arbeitnehmer können ihre Reisekostenabrechnung also theoretisch auch handschriftlich erstellen.

Wer die Reisekosten steuerlich geltend machen will, muss dem Finanzamt in der Reisekostenabrechnung allerdings nachweisen, dass es sich um eine Geschäftsreise gehandelt hat. Dafür bedarf es einer Reisekostenabrechnung, in der alle Kosten zusammengefasst dargestellt und der die entsprechenden Belege und Quittungen beigelegt sind. Arbeitnehmer sind daher aufgefordert, alle Rechnungen, die im Laufe der Geschäftsreise angefallen sind, zu sammeln und anschließend abzugeben, beziehungsweise der Reisekostenabrechnung beizulegen.

Um die Vollständigkeit Ihrer Reisekostenabrechnung zu gewährleisten, sollten Sie nicht nur die entsprechenden Belege beilegen, sondern auch Reiseziele, relevante Geschäftspartner sowie Datum und Dauer der Tätigkeiten schriftlich dokumentieren. Für eine reibungslose Anerkennung ist es zudem wichtig, dass die Rechnungen nicht zerschnitten oder auf irgendeine Art und Weise verändert sind. Nur dann können Sie sichergehen, dass das zuständige Finanzamt die Kosten wie gewünscht berücksichtigt und erstattet.

In Zusammenarbeit mit Uniglobe Focus Travel erhalten Sie alle Belege aus einer Hand. Hotel, Mietwagen, Flug – alle Leistungen übersichtlich unter einer Rechnungsnummer. Sollte ein Beleg fehlen, finden Sie diesen schnell und einfach in unserem Rechnungsarchiv und können ihn downloaden und entsprechend ablegen. So werden nicht nur die Reisenden entlastet, sondern auch Ihre Buchhaltung. Wenn Sie noch mehr Zeit sparen wollen, beraten wir Sie gerne bezüglich der Kombination aus Online-Booking-Tool und Reisekostenabrechnung.

Wann benötigt man eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung muss immer dann erstellt werden, wenn es sich bei einer auswärtigen Tätigkeit um eine Geschäfts- oder Dienstreise handelt. Arbeitnehmern können nur bei Vorliegen einer Reisekostenabrechnung, die nach den jeweiligen Reiserichtlinien des Unternehmens erstellt wurde, die entstandenen Kosten zurückerstattet werden. Der Arbeitgeber wiederum benötigt die Reisekostenabrechnung, um die entstandenen Kosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen zu können. Mithilfe der jeweiligen Abrechnung können Arbeitnehmer die Reisekosten, die nicht vom Arbeitgeber übernommen wurden, als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Die Reisekostenabrechnung dient als Nachweis, dass die Reise des Mitarbeiters tatsächlich eine Geschäftsreise war. Handelt es sich dagegen um eine reine Auswärtstätigkeit, gibt es keinen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten. Als Geschäftsreise dient eine auswärtige Tätigkeit in der Regel dann, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenzen der normalen Arbeitsstätte und der Privatwohnung liegt. Einige typische Gründe für Geschäftsreisen sind auswärtige Kundentermine, Treffen mit Geschäftspartnern, Montageeinsätze, Besuche von anderen Niederlassungen des Arbeitgebers sowie von Messen, Tagungen oder Schulungen.

Nicht als Dienstreise gelten Auswärtsaufenthalte, die länger dauern als drei Monate. Das Finanzamt akzeptiert in einem solchen Fall lediglich die Reisekostenabrechnung für drei Monate. Nach Ablauf dieser Zeit wird der Arbeitsort als regelmäßige Arbeitsstätte anerkannt.

Welche Kosten sind in einer Reisekostenabrechnung erstattungsfähig?

Neben den Fahrt- und Übernachtungskosten kann man für eine Geschäftsreise Verpflegungsmehraufwendungen und die Reisenebenkosten geltend machen. Voraussetzung für die vollständige Erstattung seitens des Arbeitgebers ist immer, dass der Arbeitnehmer in der Reisekostenabrechnung die entsprechenden Quittungen und Belege vorlegen kann.

Folgende Kosten kann man in die Reisekostenabrechnung übernehmen:

• Fahrtkosten (Auto bzw. Mietwagen, Zug, Flugzeug, Taxi oder ÖPNV)
• Maut- und Parkgebühren
• Kosten für Unterkunft und Verpflegung
• Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Wer die Bahn oder das Flugzeug nimmt, erhält den Ticketpreis zurückerstattet. Achten Sie bereits vor der Buchung auf die Reiseklassen und Budgetierung, die Sie laut den Unternehmensrichtlinien wählen dürfen. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen noch keine entsprechenden Reiserichtlinien haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung mit unserem Best Practice Erfahrungsschatz und Ihre Reisekostenabrechnung wird so noch ein Stück einfacher.

Bei Fahrten mit dem Dienstwagen sind die Ausgaben von vornherein Teil der Unternehmenskosten. Arbeitnehmer können diese Kosten daher nicht als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Wer dagegen mit dem eigenen Pkw zum Einsatzort fährt, erhält das sogenannte Kilometergeld. Für die Reisekostenabrechnung gibt es in diesem Fall drei Möglichkeiten:

1. Erstattung einer „Reisekostenabrechnung Kilometerpauschale“ von 30 Cent pro Kilometer für Pkws. Die Kilometerpauschale stellt die einfachste Form der Abrechnung dar. Exakte Benzinkosten und Fahrzeugverschleiß werden nicht berücksichtigt. Dafür sind lediglich die gefahrenen Kilometer aufzuzeichnen. Achtung: Seit 2015 gibt es keine Vergütung mehr für Mitfahrer.

2. Erstattung der Transportkosten in tatsächlicher Höhe. Diese Option setzt voraus, dass der Reisende ein Fahrtenbuch führt. Dieses enthält ausführliche Informationen über die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer. So wird aufgeschlüsselt, welche Strecken privat und welche dienstlich gefahren wurden. Folgende Informationen gilt es festzuhalten:

• Datum der Fahrt
• Reiseziel und Route
• Zweck der Fahrt
• anfänglicher Kilometerstand und Kilometerstand zum Ende der Fahrt

3. Erstattung eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes. Der Vorteil dieser Variante ist, dass er in der Reisekostenabrechnung immer wieder angewendet werden kann, ohne dass die Gesamtkosten jedes Mal neu berechnet werden müssen. Voraussetzung ist natürlich, dass sich die ermittelten Gesamtkosten des Pkws nicht wesentlich ändern. Die fahrzeugindividuelle Pauschale wird anhand eines Zeitraums von zwölf Monaten berechnet. Alle beruflich gefahrenen Kilometer sind allerdings nach wie vor mit einem Fahrtenbuch nachzuweisen. Bei einer wesentlichen Änderung – zum Beispiel dem Wegfall der Leasingbelastung – sind die Gesamtkosten neu zu berechnen.

Verpflegungsaufwendungen

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand stellt den Kostenersatz für Speisen und Getränke dar. Grundsätzlich werden Arbeitnehmern die während der Reise entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet.

Es gibt zwei Pauschalen, die Arbeitnehmer für Ihre Abwesenheitszeiten während Inlandsreisen in der Reisekostenabrechnung angeben können:

• Kleine Pauschale von 14 Euro: Für Dienstreisen zwischen acht und 24 Stunden, sowie am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen
• Große Pauschale von 28 Euro: Für Dienstreisen ab 24 Stunden

Wichtig: Ist das Frühstück im Hotelpreis bereits enthalten und Sie haben Einladungen zum Essen wahrgenommen, ist der Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung entsprechend anzupassen. Bevor also die Summe in die Reisekostenabrechnung übernommen wird, müssen für das im Hotelpreis inkludierte Frühstück 20 Prozent der Verpflegungspauschale für 24 Stunden abgezogen werden. Für Einladungen zum Essen, Seminare inklusive Verpflegung etc. gelten 40 Prozent Abzug.

Für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland gibt es besondere Regeln. Sowohl die kleine als auch die große Pauschale pro Tag unterscheiden sich je nach Reiseziel und den landestypischen Kosten. Auch bei Städtereisen ist der Pauschalbetrag für gewöhnlich höher als bei Reisezielen in ländlichen Gebieten.

Übernachtungskosten

Wenn Sie während Ihrer Geschäftsreise in einem Hotel übernachten und die Kosten dafür nicht über Ihre Firmenkreditkarte begleichen, sondern sie privat bezahlen, werden Ihnen die Ausgaben innerhalb des vereinbarten Rahmens zurückerstattet. Selbstverständlich sind Arbeitnehmer auch bei einer direkten Bezahlung durch die Firma angehalten, das im Hotelpreis enthaltene Frühstück zu berücksichtigen und den Verpflegungsmehraufwand entsprechend anzupassen. Wenn das Hotelzimmer dagegen ohne Frühstück gebucht wird – zum Beispiel, weil auf dieses verzichtet wird – ist natürlich auch keine Bereinigung der Reisekostenabrechnung nötig.

Als alternative Möglichkeit gibt es auch die Zahlung einer Übernachtungspauschale. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die Geschäftsreise länger als 24 Stunden dauert. In diesem Fall wird in der Reisekostenabrechnung ein Pauschalsatz angewendet, der je nach Zielland unterschiedlich hoch festgelegt ist. Denn wie auch die Verpflegungsmehraufwendungen orientieren sich die Übernachtungspauschalen an den landestypischen Kosten. So beläuft sich die Pauschale für Ungarn auf 63 Euro, für Reisen nach Kuwait sind es beispielsweise 241 Euro. Insgesamt werden die Übernachtungspauschalen tendenziell jedoch selten verwendet und die meisten Arbeitnehmer erhalten eine Rückerstattung der Reisekosten in nachgewiesener Höhe. Grund hierfür ist, dass die tatsächlichen Übernachtungskosten in der Regel die Höhe des Pauschalbetrages übersteigen.

Wie bereits erwähnt, sollte bei der Reisekostenabrechnung darauf geachtet werden, dass die Übernachtungskosten oftmals schon den Preis für das Frühstück beinhalten. Da das Frühstück aber bereits Teil der Verpflegung und deshalb in den Verpflegungspauschalen enthalten ist, muss die Reisekostenabrechnung entsprechend angepasst werden. In diesen Fällen muss ein entsprechender Nachweis über die tatsächliche Höhe des Preises erbracht und vom Gesamtpreis abgezogen werden. Ist die Erbringung eines Einzelnachweises für den Frühstückspreis nicht möglich, ist er in der Reisekostenabrechnung mit dem entsprechenden Pauschalbetrag von den Übernachtungskosten abzuziehen.

Reisenebenkosten

Alle weiteren Ausgaben, die im Rahmen der Geschäftsreise anfallen und in die Reisekostenabrechnung gehören, fallen unter die Kategorie der Reisenebenkosten. Auch hier gilt: Für die Reisekostenabrechnung sind alle Belege über die angefallenen Ausgaben aufzuheben und einzureichen. Denn nur wenn Sie als Arbeitnehmer Ihre Auslagen nachweisen, können die Auslagen auch in voller Höhe rückerstattet werden.

Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen müssen, können Sie beispielsweise folgende Posten als Reisenebenkosten angeben:

• Park- und Mautgebühren
• Fährkosten
• Kosten für berufliche Telefonate oder mobiles Internet
• Eintritte oder Tickets
• Gebühren für die Gepäckaufbewahrung
• Kosten für Reisegepäckschäden
• Schadenersatz bei Verkehrsunfall
• Diebstahl von beruflichen Gegenständen (Laptop, Handy, etc.) oder privaten Gegenständen, die beruflichen Zwecken dienten
• Diebstahl wichtiger Reiseutensilien

Wie werden die Kostenpunkte einer Reisekostenabrechnung berechnet?

Wer nach einem Business Travel eine Reisekostenabrechnung erstellen muss, ist zunächst aufgefordert, sich zwischen zwei Varianten der Abrechnung zu entscheiden: Möglich sind die Erstattung der tatsächlichen Ausgaben oder die Erstattung der Aufwendungen durch gesetzliche Pauschalen. Wenn Sie sich für die Erstattung der tatsächlichen Kosten entscheiden, sind Sie verpflichtet, sämtliche Belege aufzubewahren. Für eine Reisekostenabrechnung mittels Pauschalbeträge können hingegen nur die Pauschalen für Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten angesetzt werden.

Fazit

Um bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich bereits vor Reiseantritt zwischen der Erstattung der tatsächlichen Kosten und der Abrechnung über verschiedene Pauschalen (zum Beispiel der Kilometerpauschale) entscheiden. Diese Richtlinien sollten in Ihrem Unternehmen klar und transparent kommuniziert und abrufbar sein sowie regelmäßig auf Aktualität überprüft werden.

Gern stehen wir Ihnen zur Seite und beraten Sie zu der Frage, inwieweit sich die Prozesse der Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen vereinfachen und verkürzen lassen. So ist es zum Beispiel sehr hilfreich, die Reisekostenabrechnung vollumfänglich in das Travel Management zu integrieren. Denn diese kann zwar manuell erfolgen, aber auch digitalisiert und automatisiert gestaltet werden und Ihnen so wertvolle Zeit und Nerven sparen. Notwendig hierfür sind lediglich die passenden Schnittstellen zu den richtigen Partnern. Und die haben wir für Sie.

Im gemeinsamen Gespräch gehen wir der Frage auf den Grund, inwieweit Online-Buchungstools mit integrierter Reisekostenabrechnung für Ihr Unternehmen interessant sind und Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.

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Als Reisebüro für Geschäftsreisen kann Uniglobe keine verbindlichen Auskünfte zu Pauschalen etc. geben.

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