Digitale Reisekostenabrechnung

Wenn Sie eine Geschäftsreise buchen, darf neben der Planung im Vorfeld auch die Reisekostenerfassung im Nachgang nicht fehlen. Hier gibt es Besonderheiten zu beachten. Diese und weitere wichtige Details rund um die digitale Reisekostenabrechnung erfahren Sie im folgenden Artikel:

Was ist eine digitale Reisekostenabrechnung?

Im Wesentlichen handelt es sich sowohl bei der digitalen Reisekostenabrechnung als auch bei der in Papierform um eine Aufstellung sämtlicher während einer Geschäftsreise entstandener Kosten. Die meisten Unternehmen, die mit uns als Reisebüro für Geschäftsreisen zusammenarbeiten, erledigen Ihre Reisekostenabrechnung mittlerweile digital.

Egal ob auf Papier oder digital – eine Reisekostenabrechnung muss immer dann erstellt werden, wenn es sich bei einer auswärtigen Tätigkeit um eine Geschäfts- oder Dienstreise handelt. Arbeitnehmenden können nur bei Vorliegen einer Aufstellung der Reisekosten, die nach den jeweiligen Reiserichtlinien des Unternehmens erstellt wurde, die entstandenen Kosten zurückerstattet werden. Der Arbeitgeber wiederum benötigt die Abrechnung, um die entstandenen Kosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen zu können.

Die Aufstellung der Reisekosten dient darüber hinaus als Nachweis darüber, dass die Reisetätigkeit des Mitarbeiters tatsächlich eine Geschäftsreise war. Hierzu zählen beispielsweise Kundentermine, Treffen mit Geschäftspartnern, Montageeinsätze, Besuche von anderen Niederlassungen des Arbeitgebers sowie von Messen, Tagungen oder Schulungen.

Alle Ausgaben während der Reise sind in der digitalen Reisekostenabrechnung genau zu belegen und zu dokumentieren. Gut zu wissen: fehlen für die Reisekostenabrechnung digitale Belege, kann der Aufwand mittels eines sogenannten Eigenbelegs nachgewiesen werden.

Zur Vereinfachung können Sie auf verschiedene gesetzliche Pauschalen wie beispielsweise die Kilometer-, Übernachtungs- oder Verpflegungspauschale zurückgreifen. Diese werden jährlich neu festgesetzt. Vorteil: In unserem Tool zur digitalen Reisekostenabrechnung werden diese Pauschalsätze automatisch berechnet.

Diese Kosten sind erstattungsfähig

Neben den Fahrt- und Übernachtungskosten können Sie in der digitalen Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise auch die Verpflegungsmehraufwendungen und die Reisenebenkosten geltend machen.

Folgende Kosten können in die Reisekostenabrechnung auch mittels digitaler Belege übernommen werden:

Fahrtkosten (Auto bzw. Mietwagen, Zug, Flugzeug, Taxi oder ÖPNV)
Maut- und Parkgebühren
Kosten für Unterkunft und Verpflegung
Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Wenn Sie die Bahn oder das Flugzeug gewählt haben, erhalten Sie den Ticketpreis zurückerstattet. Achten Sie bereits vor der Buchung auf die Reiseklassen und Budgetierung, die Sie laut den Unternehmensrichtlinien wählen dürfen. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen noch keine entsprechenden Reiserichtlinien haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung mit unserem Best Practice Erfahrungsschatz und Ihre digitale Reisekostenabrechnung wird so noch ein Stück einfacher.

Bei Fahrten mit dem Dienstwagen sind die Ausgaben von vornherein Teil der Unternehmenskosten. Arbeitnehmer können diese Kosten daher nicht als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Wer dagegen mit dem eigenen Pkw zum Einsatzort fährt, erhält das sogenannte Kilometergeld.

Verpflegungsaufwendungen

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand stellt in der digitalen Reisekostenabrechnung den Kostenersatz für Speisen und Getränke dar. Grundsätzlich werden Arbeitnehmenden die während der Reise entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet.

Es gibt zwei Pauschalen, die Arbeitnehmer für Ihre Abwesenheitszeiten während Inlandsreisen in der digitalen Reisekostenabrechnung angeben können: Die kleine Pauschale für Dienstreisen zwischen acht und 24 Stunden, sowie am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen oder die große Pauschale für Dienstreisen ab einer Dauer von 24 Stunden.

Wichtig: Ist das Frühstück im Hotelpreis bereits enthalten und Sie haben Einladungen zum Essen wahrgenommen, ist der Verpflegungsmehraufwand in der digitalen Reisekostenabrechnung entsprechend anzupassen.

Übernachtungskosten

Wenn Sie während Ihrer Geschäftsreise in einem Hotel übernachten und die Kosten dafür nicht über Ihre Firmenkreditkarte begleichen, sondern sie privat bezahlen, werden Ihnen die Ausgaben innerhalb des vereinbarten Rahmens im Zuge der digitalen Reisekostenabrechnung zurückerstattet.

Als alternative Möglichkeit gibt es auch die Zahlung einer Übernachtungspauschale. Diese ist allerdings nur anwendbar, wenn die Geschäftsreise länger als 24 Stunden dauert. In diesem Fall wird in der digitalen Reisekostenabrechnung ein Pauschalsatz angewendet, der je nach Zielland unterschiedlich hoch festgelegt ist.

Reisenebenkosten

Alle weiteren Ausgaben, die im Rahmen der Geschäftsreise anfallen und in die digitale Reisekostenabrechnung gehören, fallen unter die Kategorie der Reisenebenkosten. Hierzu zählen beispielsweise:

Park- und Mautgebühren
Fährkosten
Kosten für berufliche Telefonate oder mobiles Internet
Eintritte oder Tickets
Gebühren für die Gepäckaufbewahrung
Kosten für Reisegepäckschäden
Schadenersatz bei Verkehrsunfall
Diebstahl von beruflichen Gegenständen (Laptop, Handy, etc.) oder privaten Gegenständen, die beruflichen Zwecken dienten
Diebstahl wichtiger Reiseutensilien

So werden die einzelnen Kostenpunkte berechnet

Sie können sich zwischen zwei Varianten der digitalen Reisekostenabrechnung entscheiden: Möglich sind die Erstattung der Aufwendungen durch gesetzliche Pauschalen oder die Erstattung der tatsächlichen Ausgaben. Wenn Sie sich für die Abrechnung mittels Pauschalbeträge entscheiden, können hingegen nur die Pauschalen für Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten angesetzt werden. Für eine Erstattung der tatsächlichen Kosten sind Sie verpflichtet, sämtliche Belege aufzubewahren.

In der Zusammenarbeit mit Uniglobe Focus Travel erhalten Sie alle Belege aus einer Hand. Hotel, Mietwagen, Flug, Bahn – alle Leistungen befinden sich übersichtlich unter einer Rechnungsnummer. Sollte ein Beleg fehlen, finden Sie diesen schnell und einfach in unserem Rechnungsarchiv und können ihn downloaden. So wird Ihre digitale Reisekostenabrechnung denkbar einfach und gleichzeitig werden auch Ihre Reisenden sowie Ihre Buchhaltung entlastet. Wenn Sie noch mehr Zeit sparen wollen, beraten wir Sie gerne bezüglich der Kombination aus unserem Reisemanagement Tool und einer Schnittstelle zu unserem Partner der digitalen Reisekostenabrechnung.

Was sind die Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung im Vergleich zur Papierabrechnung?

Durch die Automatisierung bietet die digitale Reisekostenabrechnung schnellere Verarbeitung und eine Beschleunigung der Prozesse. Manuelle Schritte wie das Ausfüllen und Sortieren von Formularen entfallen. Dies führt zu einer Reduzierung von Fehlern, da alle Eingaben automatisch überprüft werden. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Reisekostenabrechnung eine verbesserte Transparenz, denn alle Ausgaben und Genehmigungen sind sofort einsehbar. Der Wegfall von Papierdokumenten spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern vereinfacht auch die Verwaltung und Archivierung der Abrechnungen erheblich.

Ein weiterer Vorteil: Ab 2025 werden E-Rechnungen zur Pflicht. Diese werden im Rahmen der digitalen Reisekostenabrechnung an das Finanzamt übermittelt.

Grundlegende Funktionen der Software zur digitalen Reisekostenabrechnung unserer Wahl

Mit der Abrechnungssoftware unseres Partners können Reisende Belege sofort nach Entstehung scannen und mittels einer mobilen, digitalen Reisekostenabrechnungs-App einreichen. Somit entfällt der Aufwand, Belege zu sammeln und später manuell abzurechnen. Die Software berechnet automatisch Pauschalen wie Verpflegungsmehraufwendungen und berücksichtigt auch länderspezifische Vorgaben in Ihrer digitalen Reisekostenabrechnung. Zudem können Ausgaben direkt in Echtzeit eingesehen und verarbeitet werden, was zu einer schnellen und reibungslosen Abrechnung führt, ohne zusätzliche Nacharbeiten oder Verzögerungen. Auch die Mitarbeitenden erhalten durch die digitale Reisekostenabrechnung schnell und pünktlich Ihre Rückerstattungen.

Die Leistungen zur digitalen Reisekostenabrechnung umfassen neben der KI-gestützten Software und der dazugehörigen App auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ausgabenformulare zu erstellen, Ihre unternehmensinternen Reiserichtlinien zu hinterlegen und alles über eine zentrale Karte ohne Transaktions- oder Fremdwährungsgebühren abzurechnen.

Die Abrechnungssoftware kann über eine nahtlose Schnittstelle mit unserem Online Booking Tool verknüpft werden. Dadurch werden alle Reisedaten automatisch in die digitale Reisekostenabrechnung übertragen und ein reibungsloser, wie effizienter Prozess ermöglicht. Die Integration reduziert den manuellen Aufwand und stellt sicher, dass alle Buchungsdetails direkt in der Abrechnung erfasst werden, ohne dass zusätzliche Eingaben nötig sind. So wird der gesamte Ablauf von der Buchung bis zur Abrechnung deutlich einfacher, schneller und somit auch kostengünstiger.

Geschützte Daten in der digitalen Reisekostenabrechnung

Die Software unseres Partners ist selbstverständlich DSGVO-konform und gewährleistet umfassenden Datenschutz durch den Einsatz moderner Sicherheitsstandards. Die Daten der digitalen Reisekostenabrechnung werden verschlüsselt übertragen. Die Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 9001 garantieren, dass sowohl der Schutz der Daten als auch die Qualität der Prozesse höchsten Anforderungen entsprechen. Zudem ermöglicht das rollenbasierte Berechtigungssystem, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten im Rahmen der digitalen Reisekostenabrechnung erhalten, was den Datenschutz ebenfalls stärkt und gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllt.

Fazit

Gern stehen wir Ihnen zur Seite und beraten Sie zu der Frage, inwieweit sich die Prozesse der Abrechnung der Reisekosten in Ihrem Unternehmen vereinfachen und verkürzen lassen. So ist es zum Beispiel sehr hilfreich, die digitale Reisekostenabrechnung vollumfänglich in das Travel Management zu integrieren. Denn digitalisiert und automatisiert kann sie Ihnen wertvolle Zeit und Nerven sparen. Notwendig hierfür sind lediglich die passenden Schnittstellen zu den richtigen Partnern. Und die haben wir für Sie.

Wir zeigen Ihnen mögliche Lösungen und Wege für die digitale Reisekostenabrechnung auf und stellen für Sie den Kontakt zu unseren Partnern her. Vereinbaren Sie noch heute eine kostenfreie Erstberatung.