Die Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise
Wann spricht man von einer Geschäftsreise und wie bereitet man sich am besten darauf vor? Auf diese Fragen gehen wir im Folgenden ein und erläutern darüber hinaus die Gründe sowie die Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise und woran Unternehmen im Rahmen ihres Business Travel Management denken sollten.
Rahmenbedingungen von Geschäftsreisen: Wann gilt eine Reise als Geschäftsreise?
Das deutsche Arbeitsrecht gibt eine Definition der Rahmenbedingungen von Geschäftsreisen vor. Diese besagt, dass eine Reise dann als Geschäftsreise gilt, wenn ein Arbeitnehmer seitens seines Arbeitgebers beauftragt wurde, außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig zu werden. Eine weitere Bedingung ist, dass der Angestellte die Auswärtstätigkeit auch nicht innerhalb seiner Wohnung verrichtet.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise liegen auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Berufsausübung ausschließlich an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten im Einsatz oder in einem Fahrzeug unterwegs ist.
Arbeitnehmer sind verpflichtet, eine Geschäftsreise in der Arbeitszeit anzutreten, sofern die Tätigkeiten und Rahmenbedingungen der Geschäftsreise in Bezug zu ihren sonstigen Aufgaben stehen. Dies ist auch dann der Fall, wenn es nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag erwähnt wird. Grund dafür ist, dass der Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeitern ein Weisungs- und Direktionsrecht hat, welches auch Weisungen bezüglich möglicher Auswärtstätigkeiten umfasst.
Treffen die gesetzlichen Rahmenbedingungen der Geschäftsreise zu, hat der reisende Arbeitnehmer ein Recht auf Rückerstattung aller im Rahmen der Auswärtstätigkeit anfallenden Kosten. Dazu gehören neben den direkten Reisekosten für Fahrt oder Flug auch die Übernachtungskosten, die Reisenebenkosten und die Verpflegungsmehraufwendungen.
Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise: Was sind Gründe für eine Geschäftsreise?
Neue digitale Kommunikationswege ermöglichen die zunehmend ortsunabhängige Gestaltung der Beziehungen zu Geschäftspartnern. Mobile Endgeräte, Messenger-Dienste, überall verfügbares Internet sowie Tools für Videokonferenzen und Sharing-Plattformen machen den Austausch selbst über Tausende von Kilometern zum Kinderspiel.
Angesichts der Tatsache, dass die Arbeitswelt immer digitaler wird, könnte man also meinen, dass Geschäftsreisen an Relevanz verlieren. Doch persönliche Treffen sind weiterhin wichtig. Häufig ist es sogar so, dass die digitale Vernetzung noch besser funktioniert, wenn persönliche Treffen stattgefunden haben und eine erste Vertrauensbasis geschaffen wurde.
Zu den wichtigsten Gründen für eine Geschäftsreise gehören Besuche bei Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Geschäftsreisen können aber auch dann nötig werden, wenn an anderen Orten Messen oder Schulungen, Meetings mit anderen Unternehmensstandorten oder auswärtige Kundentermine anstehen sowie Montageeinsätze in der Maschinenbaubranche. Auch das berufliche Networking, also das Aufbauen persönlicher Beziehungen zu geschäftsrelevanten Personen und Unternehmen, ist ein wichtiger Grund für Geschäftsreisen. Viele Geschäftsreisende sind überzeugt, dass persönliche Besuche großen Einfluss auf Geschäftsabschlüsse, wie Neu- und Folgeaufträge haben.
Weitere Rahmenbedingungen von Geschäftsreisen: Was brauche ich für eine Geschäftsreise?
Für die Herstellung guter Rahmenbedingungen für die Geschäftsreise gilt es vorab, einige Dinge zu planen und zu organisieren. Was vorbereitet werden muss, hängt natürlich auch von den weiteren Rahmenbedingungen der Geschäftsreise ab – zum Beispiel, ob es sich bei der Reise lediglich um ein Geschäftsessen oder Meeting oder aber um eine mehrtägige Montagereise oder einen Messebesuch handelt. Geht die Reise ins EU-Ausland, benötigt der Reisende zudem eine A1-Bescheinigung, die als Nachweis über die Sozialversicherung im Heimatland dient. Liegt das Reiseziel dagegen außerhalb der EU, ist stattdessen eine zuverlässige Auslandsreisekrankenversicherung von Nöten.
Sind diese ersten Punkte der Rahmenbedingungen der Geschäftsreise geklärt, muss ein Dienstreiseantrag gestellt werden. Neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers (Name, Abteilung, Personalnummer) sind in diesem auch die sonstigen Rahmenbedingungen der Geschäftsreise, also die Reisedaten (Datum, Dauer, Zweck und Beförderungsmittel), zu nennen. In den Reiseantrag gehören zudem die voraussichtlichen Kosten für Transport und Übernachtung.
Hat man die Genehmigung für die Geschäftsreise erhalten, kann man mit den konkreten Reisevorbereitungen beginnen. Handelt es sich um eine Auslandsreise, beispielsweise in die USA oder China, sind neben Flug- und Hotelbuchungen auch die Einreise- und Visabestimmungen zu klären.
Die wichtigsten Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise: Welche Dokumente brauche ich für die Geschäftsreise?
Sehr hilfreich für die Reisevorbereitung und das Schaffen optimaler Rahmenbedingungen für die Geschäftsreise ist eine Checkliste mit allen wichtigen Dokumenten, die bei Reiseantritt nicht fehlen dürfen. Dazu gehören neben Personalausweis oder Reisepass die Flug- oder Zugtickets und gegebenenfalls gültige Visa und der Impfpass. Zu den individuellen Rahmenbedingungen für die Geschäftsreise gehört auch die Kenntnis über die eigene Personalnummer und Kostenstelle sowie die unternehmensinternen Reiserichtlinien des Arbeitgebers.
Welche Dokumente mitgeführt werden müssen, hängt ebenfalls von den Rahmenbedingungen der Geschäftsreise und dem Zielort ab. Neben der gegebenenfalls notwendigen A1-Bescheinigung und einer Auslandsreisekrankenversicherung sollten Reisende für eine Mietwagenannahme ihren Führerschein sowie, in einigen Fällen erforderlich, eine Kreditkarte bereithalten.
Die Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise in Kürze: Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise?
Häufig werden die Begriffe Dienstreise und Geschäftsreise als Synonym verwendet. Tatsächlich meinen auch beide dasselbe – nämlich eine Reise, die zum Zweck einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit unternommen wird. Der einzige Unterschied sind bestimmte Rahmenbedingungen der Geschäftsreise, nämlich die Art der Anstellung und die Art des Arbeitgebers. So spricht man in privatwirtschaftlichen Unternehmen (Angestellte und Selbstständige) von Geschäftsreisen, im öffentlichen Dienst dagegen von Dienstreisen.
Praktische Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise: Welche Tätigkeiten fallen bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise an?
Um reibungslose Rahmenbedingungen für die Geschäftsreise zu schaffen, sollte mit den Vorbereitungen frühzeitig begonnen werden. Ein effizientes Reisemanagement umfasst auch solche Rahmenbedingungen der Geschäftsreise wie den Genehmigungsprozess und das Einholen von Angeboten, bevor Flüge, Hotels und Mietwagen gebucht werden können. Des Weiteren ist es wichtig, die Vorgaben des Unternehmens, beispielsweise hinsichtlich des Budgets, mit den Bedürfnissen und Wünschen der reisenden Mitarbeiter zusammenzubringen. Zu den im Unternehmen vorgeschriebenen Rahmenbedingungen von Geschäftsreisen gehören auch die unternehmensinternen Reiserichtlinien.
Die Erfahrung zeigt, dass gute Rahmenbedingungen für die Geschäftsreise sich besser umsetzen lassen, wenn im Unternehmen standardisierte Planungsprozesse existieren. Wertvolle Unterstützung leistet beispielsweise ein Partnerreisebüro, das die internen Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse kennt und in den Arbeitsablauf integriert.
Fazit: Die Rahmenbedingungen der Geschäftsreise sind das A und O
Da es einiges an Planung und Vorbereitung benötigt, um die optimalen Rahmenbedingungen für die Geschäftsreise zu schaffen, haben wir im Artikel einige Tipps für Sie zusammengestellt und einzelne Bestandteile erläutert.
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