Eine Geschäftsreise zu organisieren, erfordert einiges an Planung und Vorbereitung. Unternehmen und ihre Mitarbeiter profitieren von unserem komfortablen Geschäftsreise-Service, wenn es darum geht, eine Geschäftsreise zu organisieren. Von der Buchung bis zur Abrechnung – mithilfe von Uniglobe organisieren Sie Ihre Geschäftsreisen schnell und unkompliziert zu günstigen Preisen. Dieser Artikel verrät Ihnen, worauf zu achten ist, wenn Sie eine Geschäftsreise organisieren.
Geschäftsreise organisieren – Die Schritte
Wer eine Geschäftsreise organisieren muss, sollte rechtzeitig damit beginnen, denn es ist einiges zu tun. Jedes Unternehmen ist deshalb auf ein effizientes Reisemanagement angewiesen. Denn bevor die jeweiligen Dienstleistungen wie Flüge, Hotels und Mietwagen gebucht werden können, muss der Genehmigungsprozess durchlaufen und ein Angebot eingeholt werden. Während Sie die Geschäftsreise organisieren, gilt es, die Vorstellungen des Unternehmens mit denen der reisenden Mitarbeiter zu vereinen. Dies ist in der Regel in den unternehmensinternen Reiserichtlinien geregelt.
Die Praxis zeigt, dass sich eine Geschäftsreise einfacher organisieren lässt, wenn standardisierte Planungsprozesse zur Verfügung stehen. Mit einem Partnerreisebüro und beispielsweise einem Online Buchungstool zur Unterstützung, in dem die Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse des Unternehmens bereits hinterlegt sind, gelingt es sehr viel schneller, Veranstaltungen und Geschäftsreisen zu organisieren.
Wer eine Geschäftsreise organisieren will, muss auf die Kosten-Nutzen-Abwägung achten. Gleichzeitig gilt es, die Wünsche des Beschäftigten und die unternehmensinternen Vorgaben hinsichtlich Geschäftsreisen zu vereinbaren. Gerade die von der Firma vorgegebenen Budgets, die in der Regel nicht überschritten werden dürfen, wenn eine Geschäftsreise organisiert werden muss, spielen hier eine Rolle. Darüber hinaus ist es für die Mitarbeiter wichtig, Sparpotenziale und die Reiserichtlinien zu kennen, wenn sie eine Geschäftsreise organisieren.
Immer häufiger entscheiden sich Unternehmen im Rahmen des Business Travel Management, die Geschäftsreisen in Zusammenarbeit mit einem Reisebürospezialisten zu organisieren. Uniglobe bietet Ihnen den Vorteil, dass sowohl die Wünsche und Anforderungen des Reisenden (beispielsweise hinsichtlich Vielfliegerprogrammen und bevorzugten Leistungsträgern) als auch die Reiserichtlinien des Unternehmens (beispielsweise hinsichtlich der Preislimits) berücksichtigt und miteinander vereint werden.
Dienstreise organisieren: Welche Tätigkeiten fallen bei der Vorbereitung an?
Um eine Geschäftsreise zu planen und zu organisieren, ist eine gute Vorbereitung notwendig. Wenn Sie eine Geschäftsreise organisieren, sollten Sie einige Grundsätze kennen, wie beispielsweise zuallererst die Notwendigkeit sowie die Art der Geschäftsreise erfassen. Handelt es sich um ein Geschäftsessen oder ein Meeting, eine Montagereise oder einen Messebesuch? Welche Transportmittel und Unterkünfte werden benötigt?
Wenn Sie eine Geschäftsreise organisieren, spielt ebenfalls eine sehr wichtige Rolle, wohin die Reise geht. Reist der Beschäftigte ins EU-Ausland beziehungsweise einen Staat des europäischen Wirtschaftsraums oder die Schweiz, benötigt er beispielsweise eine A1-Bescheinigung. Diese dient als Nachweis über die Sozialversicherung im Heimatland und erspart dem Betroffenen die zusätzliche Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen im Zielland. Handelt es sich um ein Reiseziel außerhalb der EU, benötigt der Reisende stattdessen eine passende Auslandsreisekrankenversicherung.
Um eine Geschäftsreise zu organisieren, muss – sobald die genannten Punkte geklärt sind – ein Dienstreiseantrag gestellt werden. Dieser beinhaltet die allgemeinen Daten des Arbeitnehmers: seinen Namen, die Abteilung und die Personalnummer sowie die Reisedaten, also Dauer und Datum, Zweck und Beförderungsmittel. Auch die voraussichtlichen Kosten für Beförderung und Übernachtung sind Teil des Reiseantrags. Während Sie eine Geschäftsreise organisieren, sollten Sie diese Daten also in jedem Fall für den Reiseantrag kennen.
Wurde die Genehmigung für die Dienstreise erteilt, kann damit begonnen werden, die Geschäftsreise zu organisieren. Nachdem Sie die entsprechenden Angebote eingeholt haben, sind erneut Kosten-Genehmigungen einzuholen. Im Falle einer Auslandsreise sind auch die Einreise- und Visabestimmungen zu klären. Erst im Anschluss erfolgt die Buchung der jeweiligen Reiseleistungen.
Geschäftsreise organisieren Checkliste:
Welche Dokumente sollten Sie bereitlegen, um die Geschäftsreise zu organisieren?
Um eine Geschäftsreise zu organisieren und dabei nichts Wichtiges zu vergessen, hilft eine Checkliste mit allen notwendigen Dokumenten. Der Reisende sollte seinen Personalausweis oder Reisepass bereithalten, seine Personalnummer beziehungsweise Kostenstelle kennen und den Reiseantrag sowie die Reiserichtlinien vorliegen haben. Neben dem Reiseticket sind zudem, falls erforderlich, der Impfpass und gültige Visa mitzuführen.
Findet der Einsatz im außereuropäischen Ausland statt, darf eine Auslandsreisekrankenversicherung nicht fehlen. Innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz muss die A1-Bescheinigung ausgestellt werden. Ist ein Mietwagen gebucht, darf der Führerschein natürlich nicht fehlen. Ebenfalls ins Reisegepäck gehören alle erforderlichen Daten, Dokumente und Karten (Kreditkarten, EC-Karten) für Zahlungsabwicklungen.
Der Vorteil von Uniglobe: Wenn Sie mit uns und unseren Online Buchungstools eine Geschäftsreise organisieren, haben Sie alle Dokumente griffbereit. Buchungsbestätigungen, Reisepläne, Kontaktdaten und Reiserichtlinien – alles ist im System hinterlegt und für Sie innerhalb weniger Sekunden abrufbar. Das spart Ihnen Kosten, Zeit und Nerven beim Geschäftsreise Organisieren! Zudem haben Sie alle Reisedaten und Aufenthalte der reisenden Mitarbeiter auf einen Blick in Ihrem Dashboard. Nie war die Organisation einfacher.
Welche Vorteile bietet ein Reiseberater, um Geschäftsreisen zu organisieren?
Mit der Beauftragung eines Reisebüros für Geschäftsreisen sparen Sie sich die Kosten für zusätzliche interne Mitarbeiter, die Ihre Geschäftsreise organisieren. Stattdessen kümmern sich ausgebildete Reiseexperten um die benötigten Services und treffen alle Vorbereitungen, die nötig sind, um die Geschäftsreise zu organisieren. Einige Vorteile, die für die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen sprechen, sind:
- Entlastung Ihrer Reisestelle beziehungsweise Assistenz
- günstigere Konditionen bei Flug, Hotel und Mietwagen
- verschlankte, schnellere und digitalisierte Prozesse
- persönlicher Ansprechpartner und Support auch bei Online Buchungen
Welche Kosten können auf Geschäftsreisen anfallen?
Man unterscheidet zwischen direkten und indirekten Reisekosten. Für Erstere gibt es in der Regel einen Beleg, sie können also direkt mit der Reise in Verbindung gebracht werden. Es kann sich um die Beförderungskosten für Flüge, Bahn oder Mietwagen, aber auch die Übernachtungs- und Verpflegungskosten handeln.
Indirekte Reisekosten dagegen entstehen, während Ihre Mitarbeiter die Geschäftsreise organisieren – also zum Beispiel durch die Planung und Angebotserstellung, das Controlling und die Reisekostenabrechnung. Häufig handelt es sich hie beispielsweise um die Kosten für die zuständige Assistenz oder auch die Personalkosten für die Reisekostenabrechnung. Untersuchungen zufolge betragen die indirekten Reisekosten um die 10 % der Gesamtreisekosten.
Indem Sie Uniglobe damit beauftragen, Ihre Geschäftsreise zu organisieren, können Sie sowohl indirekte als auch direkte Reisekosten sparen. Die individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Reportings zeigen Ihnen Ihre Einsparungspotenziale auf und schaffen einen transparenten Überblick über die wichtigsten Kennzahlen im Geschäftsreisemanagement.
Warum sollte ich Uniglobe Focus Travel nutzen, um meine Geschäftsreisen zu organisieren?
Die Gründe und Vorteile, die für die Uniglobe Experten sprechen, liegen klar auf der Hand. Unsere Mitarbeiter sind erfahrene Reiseprofis, die Sie kompetent rund um das Thema Business Travel beraten und Ihre Geschäftsreise organisieren. Wir haben zudem die Möglichkeit, Angebote und Konditionen global zu vergleichen und genau dort zu buchen, wo es am günstigsten für Sie ist.
Über die Schnittstellen von Uniglobe können Sie sogar die vergünstigten NDC-Direkttarife, die von den Airlines ausschließlich über ihre direkten Vertriebskanäle angeboten werden, buchen. Weitere Vorteile und Kosteneinsparungen ergeben sich unter anderem durch flexible Tarifbedingungen, mehr Freigepäck sowie die Reduzierung von Mindestaufenthaltszeiten.
Uniglobe Focus Travel ist mehr als nur ein Reisebüro voller Experten, die Ihre Geschäftsreisen organisieren. Unser System erinnert Sie automatisch an die rechtzeitige Ticketausstellung. So vermeiden Sie Preiserhöhungen durch geänderte Verfügbarkeiten. Während der Geschäftsreise können Ihre Mitarbeiter Hotelaufenthalte und Mietwagenannahmen bequem mit dem Uniglobe-Voucher oder mittels Uniglobe-Kostenübernahme begleichen. Die Bezahlung diverser Dienstleistungen wird so einfacher denn je. Um die Belege müssen Sie sich ebenfalls keine Gedanken machen, denn diese erhalten Sie alle aus einer Hand von Uniglobe und sie sind auch im Rechnungsarchiv für Sie hinterlegt.
Geschäftsreise organisieren: Fazit
Egal, ob sich das Reiseziel im In- oder Ausland befindet – vor Reiseantritt muss man sich um unzählige kleine Dinge kümmern, um eine Geschäftsreise zu organisieren. Reist man ins außereuropäische Ausland, kommen zahlreiche weitere bürokratische Aufwände hinzu. Für Manager, für Reiseplaner und für die Reisenden selbst lohnt sich deshalb die Zusammenarbeit mit professionellen Reiseberatern wie Uniglobe, die ihre Geschäftsreise organisieren.
Sie wollen eine Geschäftsreise organisieren? Dann kontaktieren Sie uns noch heute! Von der Planung bis zur Abrechnung – unsere Experten haben alle wichtigen Punkte Ihrer Geschäftsreise jederzeit im Blick und unterstützen Sie gerne bei Ihren individuellen Anforderungen. Konzentrieren Sie sich dank der Zusammenarbeit mit Uniglobe wieder auf Ihr Kerngeschäft und überlassen Sie es uns, Ihre Geschäftsreise zu organisieren.
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