In den meisten Fällen ist vor Antritt einer Dienstreise ein sogenannter Dienstreiseantrag und die Genehmigung der Dienstreise durch den Arbeitgeber erforderlich. Auf diesem Weg wird der Arbeitgeber informiert und kann rechtzeitig mit den organisatorisch notwendigen Schritten beginnen.
Was ist die Genehmigung einer Dienstreise?
Arbeitnehmer müssen die Genehmigung einer Dienstreise einholen, damit sie die durch die Reise entstehenden Kosten erstattet bekommen und ein entsprechender Versicherungsschutz durch den Arbeitgeber gegeben ist. Im Rahmen der Genehmigung einer Dienstreise billigt die Verwaltung das Reisevorhaben des Beschäftigten.
Warum brauche ich die Genehmigung einer Dienstreise?
Mit der Dienstreisegenehmigung erhalten Arbeitnehmer die Erlaubnis, bestimmte Dienstgeschäfte auch außerhalb ihrer eigentlichen Arbeitsstätte zu erledigen. Dies spielt zum einen für die Übernahme der anfallenden Kosten und zum anderen aus versicherungsrechtlichen Gründen eine Rolle.
Die Genehmigung einer Dienstreise dient zudem dazu, Reisedauer und -umfang, Teilnehmerzahl und Wahl des Beförderungsmittels unter Berücksichtigung des Sparsamkeitsgrundsatzes festzulegen. Denn: Dienstreisen dürfen nur dann genehmigt oder angeordnet werden, wenn die jeweiligen Dienstangelegenheiten nach den Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsgrundsätzen nicht in anderer kostengünstigerer Weise erledigt werden können. Kann zum Beispiel ein Meeting telefonisch oder per Videokonferenz genauso gut abgehalten werden, ist der Sparsamkeitsgrundsatz nicht erfüllt.
Wann brauche ich keine Genehmigung einer Dienstreise?
Überflüssig ist eine Dienstreisegenehmigung dann, wenn der Beschäftigte eine allgemeine Dienstreisegenehmigung hat. Auch Dienstgänge – also Gänge oder Fahrten am Dienstort außerhalb der Dienststätte – erfordern lediglich eine formlose, mündliche Genehmigung.
Wie beantrage ich die Genehmigung einer Dienstreise?
Die Genehmigung der Dienstreise erfolgt grundsätzlich vor Reisebeginn, nachdem ein Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise gestellt wurde. Dieser ist, je nach Vereinbarung, beim Vorgesetzten oder der Personalabteilung einzureichen.
Ist die Genehmigung einer Dienstreise auch nachträglich möglich?
Jede Dienstreise muss grundsätzlich vor Reiseantritt schriftlich oder elektronisch beantragt und genehmigt werden. Eine nachträgliche Genehmigung kommt nur in begründeten Ausnahmefällen in Frage – beispielsweise, wenn der Anlass der Dienstreise nicht vorhersehbar war und die Genehmigung vor Durchführung der Reise nicht mehr eingeholt werden konnte.
So macht mir UNIGLOBE nach der Genehmigung einer Dienstreise das Leben leichter:
Auch bei Ihrem individuellen Genehmigungsverfahren und -ablauf für Ihre Geschäftsreise berät Uniglobe Focus Travel Sie gerne. Wir zeigen Ihnen Sinn und Nutzen der Genehmigungsverfahren sowie der Budgetierung für Ihr Business Travel auf. Anschließend wird dies in Ihren Reiserichtlinien verankert, bei deren Erstellung wir Sie gerne unterstützen. Selbstverständlich lässt sich der Prozess „Dienstreisegenehmigung“ auch automatisiert in Ihr Online-Booking-Tool einbinden. Sollten Sie noch kein passendes Tool haben, sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne und finden gemeinsam die für Sie beste Lösung.
Fazit
Genehmigungsverfahren sollten in den Reiserichtlinien entsprechend festgehalten werden. Um einen optimalen Workflow zu gewährleisten, hinterlegen wir sowohl Ihren Genehmigungsprozess als auch Ihre Richtlinien in Ihrem Online Booking Tool. Profitieren Sie von unserem 20-jährigen Erfahrungsschatz als Reisebüro für Geschäftsreisen und Best Practice im Business Travel Management und vereinbaren Sie doch gleich Ihre kostenfreie Erstberatung mit unserer CTM-Certified Travel Manager™ Frau Katrin Altmannshofer.
© Uniglobe Focus Travel, © Titelbild: iStock.com/djiledesign, © Geschäftsmänner: iStock.com/nortonrsx