Dienstreisegenehmigung

In den meisten Fällen ist vor Antritt einer Dienstreise ein sogenannter Dienstreiseantrag und die Dienstreisegenehmigung durch den Arbeitgeber erforderlich. Auf diesem Weg wird der Arbeitgeber informiert und kann rechtzeitig mit den organisatorisch notwendigen Schritten beginnen.

Was ist die Dienstreisegenehmigung?

Arbeitnehmer müssen die Dienstreisegenehmigung einholen, damit sie die durch die Reise entstehenden Kosten erstattet bekommen und ein entsprechender Versicherungsschutz durch den Arbeitgeber gegeben ist. Im Rahmen der Dienstreisegenehmigung billigt die Verwaltung das Reisevorhaben des Beschäftigten.

Warum brauche ich die Dienstreisegenehmigung?

Mit der Dienstreisegenehmigung erhalten Arbeitnehmer die Erlaubnis, bestimmte Dienstgeschäfte auch außerhalb ihrer eigentlichen Arbeitsstätte zu erledigen. Dies spielt zum einen für die Übernahme der anfallenden Kosten und zum anderen aus versicherungsrechtlichen Gründen eine Rolle. 

Die Dienstreisegenehmigung dient zudem dazu, Reisedauer und -umfang, Teilnehmerzahl und Wahl des Beförderungsmittels unter Berücksichtigung des Sparsamkeitsgrundsatzes festzulegen. Denn: Dienstreisen dürfen nur dann genehmigt oder angeordnet werden, wenn die jeweiligen Dienstangelegenheiten nach den Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsgrundsätzen nicht in anderer kostengünstigerer Weise erledigt werden können. Kann zum Beispiel ein Meeting telefonisch oder per Videokonferenz genauso gut abgehalten werden, ist der Sparsamkeitsgrundsatz nicht erfüllt.

Wann brauche ich keine Dienstreisegenehmigung?

Überflüssig ist eine Dienstreisegenehmigung dann, wenn der Beschäftigte eine allgemeine Dienstreisegenehmigung hat. Auch Dienstgänge – also Gänge oder Fahrten am Dienstort außerhalb der Dienststätte – erfordern lediglich eine formlose, mündliche Genehmigung.

Wie beantrage ich die Dienstreisegenehmigung?

Die Dienstreisegenehmigung erfolgt grundsätzlich vor Reisebeginn, nachdem ein Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise gestellt wurde. Dieser ist, je nach Vereinbarung, beim Vorgesetzten oder der Personalabteilung einzureichen.

Ist die Dienstreisegenehmigung auch nachträglich möglich?

Jede Dienstreise muss grundsätzlich vor Reiseantritt schriftlich oder elektronisch beantragt und genehmigt werden. Eine nachträgliche Dienstreisegenehmigung kommt nur in begründeten Ausnahmefällen in Frage – beispielsweise, wenn der Anlass der Dienstreise nicht vorhersehbar war und die Genehmigung vor Durchführung der Reise nicht mehr eingeholt werden konnte.

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Fazit

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