Während Dienstreisen innerhalb der EU-Staaten heutzutage nur wenigen Regularien unterliegen, sind für eine Dienstreise ins Ausland außerhalb der EU teils aufwändige Vorbereitungen nötig. Wie Sie eine Dienstreise in- und außerhalb der EU optimal vorbereiten, verraten wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Was ist bei der Dienstreise ins Ausland zu beachten?
Bei Dienstreisen ins Ausland ist zwischen Reisen innerhalb und außerhalb der Europäischen Union zu unterscheiden. Denn auch bei Dienstreisen ins Ausland fallen beispielsweise Sozialversicherungsbeiträge an – die grundsätzlich dort zu leisten sind, wo die Erwerbstätigkeit besteht. Die sogenannte A1 Bescheinigung verhindert doppelte Abgaben im Herkunfts- und Reiseland. Mit der A1 Bescheinigung für Dienstreisen ins Ausland weisen Geschäftsreisende nach, dass sie während ihrer Auswärtstätigkeit im Herkunftsland sozialversichert sind. Achten Sie darauf, den Nachweis frühzeitig zu beantragen, denn ohne ihn kann Reisenden der Zutritt zum Zielland verweigert oder die Arbeitserlaubnis entzogen werden.
Bei Dienstreisen ins Ausland außerhalb der EU sollten die Einreisebestimmungen des Reiselandes frühzeitig recherchiert werden. Hier können die Bestimmungen stark variieren und es kann beispielsweise ein Geschäftsvisum nötig werden. Für die Beantragung eines Visums für Business Travel müssen einige Unterlagen eingereicht werden, sodass auch dieser Schritt möglichst früh erfolgen sollte.
Was die Reisekosten betrifft, können Sie sich diese als Arbeitnehmer erstatten lassen. Während die Kosten für Transport und Unterkunft in der Regel vollständig zurückgezahlt werden, erhalten Sie für den Verpflegungsmehraufwand meist eine Dienstreise-Pauschale fürs Ausland.
Arbeitsrecht Dienstreise im Ausland: Wann darf ein Arbeitgeber eine Dienstreise ins Ausland anordnen?
In Deutschland haben Arbeitgeber ein Weisungs- und Direktionsrecht gegenüber ihren Angestellten. Dieses erlaubt es ihnen, Dienstreisen ins Ausland anzuordnen, selbst wenn das nicht explizit im Arbeitsvertrag erwähnt wird. Die Arbeitnehmer müssen diese wahrnehmen, wenn sie mit ihren Aufgabenbereichen zusammenhängen. Typischerweise finden Dienstreisen im Ausland in Verbindung mit auswärtigen Kundenterminen, Besuchen bei Zulieferern, Montageeinsätzen oder Meetings in anderen Standorten des Unternehmens statt. Ein weiterer Grund für Dienstreisen ins Ausland kann die Teilnahme an Messen, Tagungen oder Fortbildungen sein.
Sind Arbeitnehmer während Dienstreisen im Ausland versichert?
Der Einsatz von Mitarbeitern im Ausland sollte vom Arbeitgeber im Rahmen des Business Travel Management gut geplant werden. So muss sich beispielsweise um den ausreichenden Versicherungsschutz der Angestellten gekümmert werden. Voraussetzung dafür, dass dieser auch während der Dienstreise im Ausland besteht, ist neben einem bestehenden Arbeitsverhältnis die zeitliche Befristung des auswärtigen Aufenthalts. In diesem Fall spricht man von einer Entsendung des Angestellten.
In den Ländern der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums darf die Dauer der Dienstreise im Ausland nicht länger als 24 Monate betragen. Des Weiteren ist es nicht gestattet, dass ein Mitarbeiter eine Dienstreise ins Ausland antritt, um einen Kollegen abzulösen, dessen Befristung abläuft.
Wichtig: In Ländern wie Österreich und Frankreich sind die Beschäftigten verpflichtet, eine A1-Versicherungsbescheinigung mit sich zu führen. Für Staaten außerhalb der EU gibt es ähnliche Bescheinigungen, die entweder von der jeweiligen Krankenkasse oder der Deutschen Rentenversicherung ausgestellt werden.
Wie werden Dienstreisen ins Ausland verrechnet, wenn sie mit einer privaten Reise verbunden sind?
Es ist möglich, eine Dienstreise im Ausland mit einer privaten Reise zu verbinden. In diesem Fall erstattet der Arbeitgeber nur die dienstlich veranlassten Kosten, die für die Durchführung des Dienstgeschäfts angefallen sind. Kosten, die durch private Aktivitäten entstehen, werden nicht erstattet.
Dabei gilt: Bei Verlängerung der Dienstreise im Ausland um eine private Reise von bis zu fünf Tagen bemisst sich die Reisekostenerstattung allein anhand der Dienstreise. Das bedeutet, die Fahrtkosten werden so erstattet, als hätte die private Verlängerung nicht stattgefunden.
Wird die Dienstreise dagegen um mehr als fünf Urlaubstage verlängert, wird die Reise so behandelt, als hätte sie überwiegend für private Zwecke stattgefunden. Diese Behandlung erfolgt unabhängig von der Dauer des dienstlichen Aufenthalts. Da von einem erheblichen privaten Interesse ausgegangen wird, werden in diesem Fall lediglich die zusätzlichen, durch das Dienstgeschäft entstandenen Fahrtkosten erstattet.
Müssen Arbeitnehmer Dienstreisen ins Ausland antreten?
Die Konditionen des Arbeitsverhältnisses sind im Arbeitsvertrag geregelt. Ist weder dort noch im Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung von Geschäftsreisen die Rede, greift das Weisungs- und Direktionsrecht des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber kann von diesem Gebrauch machen, um Dienstreisen ins Ausland innerhalb der Arbeitszeit seiner Angestellten anzuordnen.
Bei der Wahrnehmung dieser Rechte darf der Arbeitgeber allerdings nicht willkürlich vorgehen, sondern muss nach billigem Ermessen entscheiden und auch die Interessen seiner Mitarbeiter berücksichtigen. In Bezug auf Dienstreisen ins Ausland heißt das, dass man unter anderem die Dauer der Reise, die Entfernung zum Wohnort des Arbeitnehmers und die Wichtigkeit des Einsatzes bedenken muss. Auch Sicherheitsrisiken im Reiseland oder vorhandene Sprachbarrieren sind zu beachten.
Rechtlich umstritten ist, ob das Weisungs- und Direktionsrecht auch Reisen ins Ausland umfasst. Hierzu sagt die Rechtsprechung, dass dies vor allem von der Tätigkeit des Beschäftigten abhängt. Beispielsweise müssen Kraftwagenfahrer und Vertriebsmitarbeiter damit rechnen, auch im Ausland eingesetzt zu werden, da dies für die Ausübung ihres Berufs erforderlich ist.
Fazit
Eine Dienstreise ins Ausland erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Organisation. Je nach Reiseland sind für die Einreise sowie für die Arbeitsbewilligung zahlreiche Dokumente anzufordern und nachzuweisen. Die Frage, ob Arbeitgeber das Recht haben, ihre Angestellten auf Dienstreise ins Ausland zu schicken, lässt sich meist mit ja beantworten. Unabhängig davon, ob die Dienstreise-Pflicht im Arbeitsvertrag steht oder nicht, haben Arbeitgeber ein Weisungsrecht, dank dessen sie Arbeitsort und Arbeitszeit bestimmen dürfen.
Sie haben weitere Fragen rund um Dienstreisen ins Ausland? Gerne helfen Ihnen die Expert:innen unseres Reisebüros für Geschäftsreisen bei Ihrem Anliegen weiter.
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