A1 Bescheinigung

Für einige Geschäftsreisen ins Ausland ist eine sogenannte A1-Bescheinigung erforderlich. Was genau man darunter versteht, wer sie braucht, wie sie beantragt werden kann und viele weitere nützliche Informationen sowie ein Praxisbeispiel erhalten Sie in diesem Artikel.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Laut geltendem EU-Recht sind erwerbstätige EU-Bürger nur in einem einzelnen Staat versichert. In der Regel ist dies der Staat, in dem sie auch erwerbstätig sind. Dementsprechend gelten die Gesetze zur sozialen Sicherheit auch für Arbeitnehmer, die für ihren Arbeitgeber temporär Tätigkeiten in einem anderen Land verrichten. Diese sogenannten Entsendeten bleiben in ihrem ursprünglichen Arbeitsland versichert. In diesem Land werden auch weiterhin die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge gezahlt.

Die sogenannte Entsendungsbescheinigung A1, dient Beschäftigten im Umgang mit ausländischen Sozialbehörden als Nachweis, dass sie während einer Dienstreise in ein EU-Land sowie Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz in ihrem Heimatland sozialversichert sind. Durch das Vorlegen des A1-Formulars müssen Sie keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge leisten. Die Beantragung der A1-Bescheinigung für die Dienstreise ist demnach wichtiger Bestandteil Ihres Business Travel Managements.

Wie lange und warum der grenzüberschreitende Arbeitseinsatz erfolgt, spielt für die Verpflichtung eine A1 Entsendebescheinigung einzuholen keine Rolle. Grundsätzlich gilt das Formular A1 für die gesamte Dauer des Auslandseinsatzes, höchstens aber für einen Zeitraum von zwei Jahren. Gut zu wissen: Die A1-Bescheinigung ist auch bei kurzen Dienstreisen ins Ausland – selbst von wenigen Stunden – erforderlich.

Wer braucht eine A1-Bescheinigung?

Alle Arbeitnehmer benötigen im Rahmen des Business Travel ins europäische Ausland, in die Schweiz oder in Länder des Europäischen Wirtschaftsraums eine Bescheinigung A1. Folglich sind neben den EU-Mitgliedsstaaten auch Island, Liechtenstein, Norwegen, sowie die Schweiz betroffen.

Seit dem Jahr 2021 sind zudem auch Beamte und gleichgestellte Personengruppen sowie seit 2022 auch Selbstständige dazu verpflichtet, vor entsprechenden Reisen eine A1-Bescheinigung einzuholen. Dasselbe gilt für Drittstaatsangehörige, also Personen, die keine EU-, EWR- oder Schweizer Staatsangehörigkeit haben. Geregelt ist dies in der Drittstaatsangehörigenverordnung der EU von 2010.

Wie kann man die A1-Bescheinigung beantragen?

Unternehmen müssen die Bescheinigung für die Dienstreisen ihrer Angestellten schon seit dem Jahr 2019 elektronisch beantragen. Der Antrag kann also nicht mehr, wie zuvor, mit Papiervordruck gestellt werden.

Für die Online-Beantragung stehen Arbeitgebern, Beamten und Selbstständigen wahlweise eine entsprechende Entgeltabrechnungssoftware oder die Anwendung sv.net zur Verfügung. Die Software übernimmt die Übermittlung des Antrags an den jeweiligen Sozialversicherungsträger (Krankenkassen und Rentenversicherungsträger).

Diese Regelung findet auch bei einer Familienversicherung oder freiwilligen Versicherungen Anwendung. Ist der Arbeitnehmer privat versichert, übernimmt die Deutsche Rentenversicherung. Wenn Sie keiner gesetzlichen Krankenversicherung angehören und auch von der Rentenversicherungspflicht befreit und stattdessen Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind, richten Sie Ihren E-Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV).

Sind alle Anforderungen erfüllt, wird die A1-Bescheinigung ebenfalls elektronisch zugestellt.

Wie lange dauert es, eine A1-Bescheinigung zu bekommen?

Es gibt keine gesetzliche Regelung darüber, mit wie viel Vorlaufzeit Arbeitgeber den A1-Antrag stellen sollten. Empfehlenswert ist es jedoch, die A1-Formulare so früh wie möglich einzureichen – idealerweise sobald der Beginn und die Dauer des Auslandseinsatzes in der EU, dem EWR beziehungsweise der Schweiz feststeht. So stellen Sie sicher, dass die A1-Bescheinigung rechtzeitig vor Beginn der Reise vorliegt.

Laut Gesetz haben Krankenkassen und Rentenversicherungsträger drei Arbeitstage Zeit, um den digital gestellten Antrag zu prüfen und die Bescheinigung an den Arbeitgeber zu übermitteln. In der Regel erfolgt der Versand der A1-Bescheinigung ein bis drei Tage nach dem Eingang des Antrags. Wenn der Krankenkasse allerdings noch Informationen oder Unterlagen fehlen, kann der Abruf entsprechend länger dauern. Arbeitgeber können sich bei Fragen an die jeweilige Krankenkasse wenden.

Wer füllt das A1-Formular aus?

In Angestelltenverhältnissen ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, die Bescheinigung A1 für seine Beschäftigten auszufüllen und einzureichen. Nach Rückmeldung und Zusendung der A1-Bescheinigung wird sie entsprechend an die Mitarbeiter weitergeleitet oder ausgedruckt und ausgehändigt.

Selbstständig Tätige stellen ihren A1-Antrag bei ihrem jeweiligen Rentenversicherungsträger.

Ein Beispiel: Entsendung in die Schweiz

Herr Schmitz aus Deutschland erhält von seinem Vorgesetzten den Auftrag, für sechs Monate ein Projekt in der Schweiz zu leiten. Die dafür erforderliche A1-Bescheinigung dient Herrn Schmitz als Beleg, dass er weiterhin in Deutschland sozialversichert ist. Aus diesem Grund beantragt sein Arbeitgeber vor der Abreise die entsprechende A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse von Herrn Schmitz.

Der Arbeitgeber von Herrn Schmitz macht im A1-Antrag Angaben zu seinem Angestellten sowie zu seiner Tätigkeit in Deutschland. Des Weiteren gibt er Informationen über die Entsendung – beispielsweise die Referenzstelle in der Schweiz an. Nach Prüfung und Ausstellung der A1-Bescheinigung durch die Krankenkasse wird diese entsprechend übermittelt. Herr Schmitz führt die ausgedruckte Bescheinigung dann zur Vorlage während der Entsendung mit sich.

Achtung: Es kann sein, dass einige EU-Mitgliedsstaaten noch nicht auf das neueste Format (Portable Dokumente) umgestiegen sind, sondern die alten E-Formulare verwenden.

Was passiert, wenn die A1-Bescheinigung fehlt?

Wie bereits erläutert, ist die A1-Bescheinigung für reisende Beschäftigte in das europäische Ausland, den EWR und die Schweiz der Nachweis, dass das Sozialversicherungsrecht ihres Heimatlandes während ihrer Entsendung weiterhin gilt. Kann ein beruflich Reisender das Bestehen einer Sozialversicherung nicht vorlegen, unterliegt der Arbeitnehmer gemäß dem Territorialprinzip den im Einsatzland geltenden Rechtsvorschriften. Das kann zum Beispiel dazu führen, dass der Arbeitgeber zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge abführen muss.

Unter Umständen muss der Arbeitnehmer zudem seine Arbeit niederlegen und/oder wird vom Betreten eines Geländes abgehalten. Teilweise wird der A1-Nachweis als Bestandteil der arbeitsrechtlichen Meldepflicht verstanden und es werden Bußgelder fällig. So haben Länder wie Österreich und Frankreich ihre Kontrollen in den letzten Jahren stark ausgeweitet. Daher ist es ratsam, die A1-Bescheinigung als ausgedruckte Version mit sich zu führen.

Kann man eine A1-Bescheinigung nachreichen?

Sind die gesetzlichen Richtlinien einer Entsendung erfüllt, gilt auch bei Fehlen der A1-Bescheinigung das deutsche Sozialversicherungsrecht. Dennoch kann es in manchen Branchen und einigen Ländern vorkommen, dass eine fehlende A1-Bescheinigung geahndet wird.

Unser Tipp: Seit Beginn 2020 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Angestellten anstelle der noch fehlenden A1-Bescheinigung eine Antragsbestätigung mitzugeben. Diese kann ausgestellt werden, sobald die A1-Bescheinigung beantragt wurde.

Die Deutsche Rentenversicherung empfiehlt, bei einer Dienstreise nach Österreich neben der Antragsbestätigung über die noch fehlende Entsendebescheinigung einen zusätzlichen Nachweis über die Anmeldung zur deutschen Sozialversicherung mitzunehmen. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine frühere A1-Bescheinigung handeln.

Zudem ist es laut der Deutschen Rentenversicherung möglich, den A1-Antrag bei kurzfristigen oder sehr kurzen, bis zu sieben Tagen dauernden, Dienstreisen auch nachträglich zu stellen. Da dies in der Praxis aber zu Missverständnissen führen kann, gilt grundsätzlich die Empfehlung, die A1-Bescheinigung so früh wie möglich vor Antritt der Auslandsreise zu beantragen.

Fazit

Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis über eine bestehende Sozialversicherung im Heimatland. Sie muss vor jeder Reise in die EU, den Europäischen Wirtschaftsraum (Island, Liechtenstein, Norwegen) und die Schweiz gestellt werden. Dabei spielen die Art sowie der Zeitraum des Auslandseinsatzes keine Rolle.

Der A1-Antrag wird vom Arbeitgeber für seine Mitarbeiter gestellt. Seit 2021 besteht auch für Beamte und ihnen gleichgestellte Personen sowie seit 2022 auch für Selbstständige die Pflicht, eine A1-Bescheinigung für Ihre Geschäftsreisen zu beantragen.

Generell empfiehlt es sich, die ausgedruckte A1-Bescheinigung stets mit sich zu führen. Insbesondere Österreich und Frankreich haben Ihre Kontrollen verstärkt. Wurde die Auslandsdienstreise erst kurzfristig anberaumt und liegt die A1-Bescheinigung dadurch noch nicht vor, sollten Sie zumindest die Bestätigung über die bereits erfolgte Beantragung mitnehmen.

Da Uniglobe als Reisebüro für Geschäftsreisen nicht befugt ist, rechtsverbindliche Auskünfte zu geben, empfehlen wir Ihnen, sich bei Fragen rund um die A1-Bescheinigung an Ihren jeweiligen Sozialversicherungsträger zu wenden.